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Formation | L’assistant(e) de direction

S'affirmer sereinement dans la polyvalence et la complexité

Code web : AXD
Programme
Assumer sa mission d'interface générale... si particulière ! Le métier d'Assistante de Direction a évolué récemment dans de multiples directions. Véritable bras droit de la direction, elle doit développer des expertises pointues comme la maîtrise de logiciels ou des procédures administratives complexes. Parallèlement, elle doit se positionner en interface générale entre tous les acteurs en l'absence de ses responsables, tout en gérant au mieux ses tâches quotidiennes. Cette formation vous apportera les méthodes pour coordonner toutes vos responsabilités avec brio.

Programme


Clarifier son rôle et ses fonctions

  • Savoir se faire (re)connaître comme pilier à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise : savoir se faire respecter, même quand ce n’est pas facile.
  • S’adapter aux exigences de ses managers : l’écoute active, la flexibilité, l’initiative, l’anticipation des demandes.
  • Assurer le suivi et la coordination de projets : la planification, le référencement des moyens, la gestion des relations entre les acteurs du projet.
  • Développer son rayonnement personnel par l’affirmation de soi : l’image professionnelle, la maîtrise de son apparence et celle de son langage.
  • Identifier sa vraie valeur ajoutée et faire évoluer sa fonction vers plus de polyvalence : la formation et l’autoformation continue.

Se concentrer sur ses priorités

  • Identifier ses freins personnels à une bonne gestion du temps : perfectionnisme, besoin d’être sympathique à tout prix, difficulté à dire Non ou à renégocier un délai.
  • Hiérarchiser ses priorités réelles… et celles qui voudraient se faire passer pour telles : la gestion de l’urgence au coeur des urgences.
  • Gérer le temps avec ses responsables : l’échelle des priorités, l’évaluation de la charge de travail, la clarification de sa marge d’autonomie.
  • Savoir protéger sa concentration des interruptions continuelles, des appels interminables et de l’envahissement technologique.
  • Mettre en place de nouvelles méthodes d’organisation : négocier un délai et des moyens adaptés.

S’organiser dans un environnement changeant

  • Recueillir, coordonner et redistribuer l’information au sein d’une équipe, d’un service, de l’entreprise, de la clientèle, du grand public.
  • Optimiser la gestion collective du temps : messagerie, intranet, agenda partagé, suivi partagé des dossiers.
  • Jouer un rôle de facilitateur(trice) du travail collectif : le suivi des actions et la création de tableaux de bords accessibles par tous.
  • Maîtriser les outils digitaux : le stockage, la sécurité, le partage en Cloud, la présence sur les réseaux sociaux (Linkedln, Facebook).
  • Organiser une réunion, un déplacement, un événement en tenant compte des contingences logistiques et humaines.

Communiquer efficacement en 360°

  • Gérer la communication au sein de la direction, entre les différents services et avec l’extérieur : la gestion des flux d’information.
  • Élaborer des documents irréprochables : compte-rendu, courrier, courriel, texte commercial, publication sur les réseaux sociaux.
  • Entretenir de bonnes relations avec les clients et fournisseurs : la gestion des devis, des délais, des règlements, des litiges.
  • Critiquer sans démotiver, réagir positivement à la critique, faire preuve de tact en toutes circonstances : la pratique de l’intelligence émotionnelle.
  • Gérer les relations délicates : refuser sans blesser, abréger courtoisement une conversation qui s’éternise, se débarrasser avec tact d’un visiteur insistant.

Public / Prérequis


Public

  • Assistant(e)s de direction ou appelé(e)s à le devenir souhaitant acquérir de nouveaux outils.
    Chargé(e)s de mission.
    Collaborateurs(trices) amené(e)s à devoir remplacer en leur absence des directeurs ou des cadres dirigeants.

Prérequis

  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Objectifs

Objectifs

  • Assurer efficacement (et harmonieusement) la fonction d’interface au coeur d’une entreprise.
  • Parvenir à se concentrer sur les tâches prioritaires lorsqu’on est constamment sollicité.
  • Coordonner sereinement ses différentes missions.
  • Établir des relations professionnelles évolutives et constructives.

Certification en option

+ En ajoutant à cette formation un “Atelier de Certification”, vous aurez la possibilité d’ancrer vos nouvelles pratiques par des mises en situation réelles. Votre formation deviendra alors certifiante sous le label CQA (certification Qualité Assistant(e)s) authentifiable en ligne.

☛ Consulter le programme « Atelier de Certification Qualité Assistant(e) »

Aptitudes évaluées lors de la certification :

➤ Collaborer avec plusieurs responsables,
➤ Assurer l’interface relationnelle,
➤ Identifier ses priorités et organiser son travail,
➤ Maîtriser la communication orale et écrite,
➤ S’affirmer en entretien et en réunion,
➤ Établir des relations professionnelles évolutives et constructives.

Programme

Programme


Clarifier son rôle et ses fonctions

  • Savoir se faire (re)connaître comme pilier à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise : savoir se faire respecter, même quand ce n’est pas facile.
  • S’adapter aux exigences de ses managers : l’écoute active, la flexibilité, l’initiative, l’anticipation des demandes.
  • Assurer le suivi et la coordination de projets : la planification, le référencement des moyens, la gestion des relations entre les acteurs du projet.
  • Développer son rayonnement personnel par l’affirmation de soi : l’image professionnelle, la maîtrise de son apparence et celle de son langage.
  • Identifier sa vraie valeur ajoutée et faire évoluer sa fonction vers plus de polyvalence : la formation et l’autoformation continue.

Se concentrer sur ses priorités

  • Identifier ses freins personnels à une bonne gestion du temps : perfectionnisme, besoin d’être sympathique à tout prix, difficulté à dire Non ou à renégocier un délai.
  • Hiérarchiser ses priorités réelles… et celles qui voudraient se faire passer pour telles : la gestion de l’urgence au coeur des urgences.
  • Gérer le temps avec ses responsables : l’échelle des priorités, l’évaluation de la charge de travail, la clarification de sa marge d’autonomie.
  • Savoir protéger sa concentration des interruptions continuelles, des appels interminables et de l’envahissement technologique.
  • Mettre en place de nouvelles méthodes d’organisation : négocier un délai et des moyens adaptés.

S’organiser dans un environnement changeant

  • Recueillir, coordonner et redistribuer l’information au sein d’une équipe, d’un service, de l’entreprise, de la clientèle, du grand public.
  • Optimiser la gestion collective du temps : messagerie, intranet, agenda partagé, suivi partagé des dossiers.
  • Jouer un rôle de facilitateur(trice) du travail collectif : le suivi des actions et la création de tableaux de bords accessibles par tous.
  • Maîtriser les outils digitaux : le stockage, la sécurité, le partage en Cloud, la présence sur les réseaux sociaux (Linkedln, Facebook).
  • Organiser une réunion, un déplacement, un événement en tenant compte des contingences logistiques et humaines.

Communiquer efficacement en 360°

  • Gérer la communication au sein de la direction, entre les différents services et avec l’extérieur : la gestion des flux d’information.
  • Élaborer des documents irréprochables : compte-rendu, courrier, courriel, texte commercial, publication sur les réseaux sociaux.
  • Entretenir de bonnes relations avec les clients et fournisseurs : la gestion des devis, des délais, des règlements, des litiges.
  • Critiquer sans démotiver, réagir positivement à la critique, faire preuve de tact en toutes circonstances : la pratique de l’intelligence émotionnelle.
  • Gérer les relations délicates : refuser sans blesser, abréger courtoisement une conversation qui s’éternise, se débarrasser avec tact d’un visiteur insistant.
Public / Prérequis

Public / Prérequis


Public

  • Assistant(e)s de direction ou appelé(e)s à le devenir souhaitant acquérir de nouveaux outils.
    Chargé(e)s de mission.
    Collaborateurs(trices) amené(e)s à devoir remplacer en leur absence des directeurs ou des cadres dirigeants.

Prérequis

  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.
Objectifs

Objectifs

Objectifs

  • Assurer efficacement (et harmonieusement) la fonction d’interface au coeur d’une entreprise.
  • Parvenir à se concentrer sur les tâches prioritaires lorsqu’on est constamment sollicité.
  • Coordonner sereinement ses différentes missions.
  • Établir des relations professionnelles évolutives et constructives.
Certification en option

Certification en option

+ En ajoutant à cette formation un “Atelier de Certification”, vous aurez la possibilité d’ancrer vos nouvelles pratiques par des mises en situation réelles. Votre formation deviendra alors certifiante sous le label CQA (certification Qualité Assistant(e)s) authentifiable en ligne.

☛ Consulter le programme « Atelier de Certification Qualité Assistant(e) »

Aptitudes évaluées lors de la certification :

➤ Collaborer avec plusieurs responsables,
➤ Assurer l’interface relationnelle,
➤ Identifier ses priorités et organiser son travail,
➤ Maîtriser la communication orale et écrite,
➤ S’affirmer en entretien et en réunion,
➤ Établir des relations professionnelles évolutives et constructives.

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