Programme
Préparer et introduire une réunion
- Valider l’objectif de la réunion, son utilité réelle, le temps à lui consacrer, les présences réellement nécessaires.
- Tracer et verrouiller le cadre logistique, chronologique et humain ; la gestion de l’espace et du matériel.
- La distribution des sièges, de la parole… et des rôles : l’animateur, le modérateur, le greffier, le président, le responsable logistique. Préparer les participants pour éviter les malentendus.
- Lancer la réunion : l’accroche par l’anecdote ou par l’humour, la présentation de l’ordre du jour et du timing.
Maîtriser les techniques d’animation
- Déployer sa présence : occuper l’espace, capter son auditoire, impliquer les individus. Superposer les rôles contradictoires d’animateur, de contributeur et de responsable hiérarchique.
- Délivrer son message de façon fluide, claire, audible et convaincante.
- Écouter pour que les autres se sentent entendus : reformuler les points de vue exprimés et les préoccupations cachées. Traiter sérieusement et méthodiquement les objections formulées.
- Cadencer la réunion : le développement étape par étape, l’émulation de la créativité collective, le recentrage sur les décisions à prendre.
Adapter son style
- Utiliser la communication différentielle® pour adapter son langage au profil des participants : génération, personnalité, responsabilités.
- Utiliser son propre profil : rester soi-même pour créer la confiance et convaincre efficacement.
- Ajuster son style en fonction du type de réunion : entretiens, petits groupes informels, réunions formelles, auditoire anonyme, visioconférences, réunions orientées vers une prise de décision.
- Différencier son style en fonction des réactions de ses interlocuteurs : les groupes congelés, euphoriques, productifs, créatifs.
Gérer les réunions difficiles et l’après-réunion
- Anticiper et déjouer les pièges : surcharge de sujets à traiter, nombre excessif de participants, hétérogénéité des membres (niveaux hiérarchiques différents), message difficile à faire passer.
- Gérer un climat de stress, un groupe d’affrontement ou un règlement de compte en public.
- Gérer les moments difficiles : contestation de l’ordre du jour, remise en cause de l’animateur, passivité des participants, tensions et conflits, incidents de séance, indispositions d’un participant grincheux, tentatives de sabotage délibérées.
- Conclure une réunion : formaliser positivement les points-clés, les plans d’action et les engagements individuels. Rédiger, valider et diffuser un compte-rendu.
