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Communique t-on vraiment mieux en open-spaces ?

Plusieurs études récentes sur le sujet des open-spaces risquent en effet de faire grincer des dents les chefs d’entreprise qui ont opté pour cette formule, pour “améliorer la communication ” et disons-le aussi, réduire les coûts…
Actuellement, 55% des salariés travaillent en open-spaces. Et depuis vingt ans, la sphère d’intimité de chaque employé ne cesse de se réduire… passant de 16,6 m²/salarié en moyenne en 1997 à moins de 11 m² actuellement.

Mais quels sont les effets de cette organisation sur la communication, la productivité ou encore la motivation  ?
En théorie, les open spaces sont apparus pour 1) réduire les coûts, 2) placer les salariés à proximité les uns des autres pour augmenter la fluidité de la communication, 3) abolir du coup les réunions surnuméraires 4) réorganiser l’aménagement des bureaux facilement en cas de pic d’activité ou de changement d’organisation interne et 5) réduire les différences entre échelons hiérarchiques, car cadres et agents se retrouveraient au même niveau…  
En pratique, ce n’est pas aussi simple, ni aussi idyllique. Évacuons immédiatement la dernière illusion, celle qui concerne les échelons hiérarchiques : en général, les cadres (en France du moins) restent en majorité en bureaux individuels, ou peuvent partager leur bureau avec une ou deux personnes (leur assistant/adjoint ou un autre cadre), très rarement plus de cinq.
Ensuite, soyons francs, 75% des employés préfèrent ou préfèreraient être en bureau individuel, et le passage d’un bureau individuel à un open-space est souvent mal vécu. Le bruit est la source de nuisances citée en premier, et plus l’open-space est grand, plus le bruit est exponentiel, réduisant la capacité de concentration comme peau de chagrin. Le téléphone sonne chez le voisin ? Tout le monde profite et de la sonnerie, et de la discussion, au lieu de rester concentré sur son dossier urgent…
Concernant la collaboration et la communication, les résultats sont aussi très mitigés. En effet, la communication augmente. Mais ce sont en fait les sollicitations non désirées qui augmentent le plus, empêchant les salariés de se concentrer sur leurs tâches. Ils perdraient d’ailleurs 86 min par jour à “gérer” des interruptions indésirables…
De plus, le bruit constant ne fait pas baisser que la concentration : il a également un impact négatif sur la motivation, car les salariés ont l’impression de faire des activités moins significatives en open-spaces, et sont moins heureux de travailler dans des conditions qu’ils jugent pénibles.
Ainsi, globalement, on observe chez les sujets en bureaux paysagers une augmentation de la production de l’hormone du stress et de l’agressivité, l’adrénaline, bien connue des médecins du travail… Peut-être cela explique t-il la différence en nombre de jours d’absence pour maladie entre les salariés en bureau individuel et ceux en open space ? Cette différence, de 62%, est assez importante pour être remarquée  ! Peut-être est-ce aussi parce qu’en open-spaces, les virus et les bactéries se propagent plus vite !
Alors quelles solutions sont envisageables pour réduire les nuisances de l’open-space, et en retrouver les vrais avantages, sachant que ce mode d’organisation est voué à devenir la norme ces prochaines années ?
Réduire le bruit, notamment en réduisant le nombre de personnes par pièce semble indispensable. L’idéal serait apparemment de travailler par 3 ou 4 maximum, et de permettre à ceux qui le souhaitent de s’isoler un minimum avec un paravent anti-bruit par exemple. Réduire le volume des sonneries, installer un revêtement qui absorbe le bruit au sol, au plafond et aux murs seraient aussi de bonnes initiatives. Proposer des formations pour donner à chacun des pistes pour mieux communiquer, gérer son stress, gérer les sollicitations et se concentrer peut être utile.  Et enfin, prévoir un endroit plus calme, un peu cosy et intime (interdit aux téléphones et aux discussions bruyantes) serait appréciable, pour faire une pause et se détendre avant d’exploser…
A bon entendeur…

Marie Laure Cuzacq
Consultante-Formatrice à l'Institut et auteur d'ouvrages sur les relations humaines

>> Comment améliorer la communication dans votre entreprise


Sources : “Work environment perceptions following relocation to open-plan offices  : a twelve-month longitudinal study” par J. Bergström, 2015, et “The physical environment of the office  contemporary and emerging issues”, par M.C. Davies, 2011.

 

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