5 conseils pour faire une to-do list efficace
La “to-do list” est l’une des premières choses que l’on peut mettre en place si l’on souhaite gérer un peu mieux son temps. Cela permet non seulement de planifier des tâches, mais aussi d’“externaliser sa mémoire”, et ainsi de réduire sa charge mentale en ayant moins de choses en tête. Mais une to-do list ne se fait pas n’importe comment ! Voici donc 5 conseils à suivre pour booster son efficacité :
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Prenez le temps d’y penser chaque matin. Planifier sa journée correctement est essentiel en gestion du temps. Dites vous que ce n’est pas une perte de temps, c’est un investissement ! Et cela permet en plus de commencer sa journée en douceur.
Ne surchargez pas votre to-do list. Si, entre les réunions et les entretiens, il ne vous reste que deux heures de libres, inutile de noter 50 choses à faire pour la journée. Vous savez que vous ne pourrez pas tout accomplir, et cela vous découragera. Reportez directement certaines tâches moins urgentes sur les jours suivants, en bloquant un temps s’il s’agit de tâches longues.
Barrez ce que vous avez fait au fur et à mesure ! C’est toujours une grande satisfaction que de visualiser réellement ce que l’on a pu faire, et cela permet en plus de limiter “l’effet Zeigarnik”, qui postule qu’une tâche en cours prend plus d’espace mental qu’une tâche terminée.
Essayez de vous donner un objectif de durée pour chaque tâche de votre liste. Cela permet de mieux organiser sa journée, et le fait de se donner un objectif limité est également plus motivant.
Rédigez votre liste sous forme d’objectifs : au lieu de mettre “Entretien Claudine”, écrivez plutôt “Finaliser dossier X avec Claudine”. Cela permet de clarifier les idées et d’avoir une vision plus nette et stimulante de la journée.
MINI-EXERCICE
Savoir dire non est une aptitude essentielle si l’on souhaite mieux gérer son temps. Cependant, ce n’est pas toujours évident de le faire sans culpabilité et avec assertivité (dans le respect de soi et de l’autre). Parmi les propositions ci-dessous, trouvez celle qui ne permet pas de dire non de manière constructive :
a/ Ne pas se justifier s’il s’agit de rester plus tard le soir (sur son temps personnel), dire seulement que l’on a déjà “un engagement”.
b/ Dire non à la demande telle qu’elle est formulée, dire oui au besoin de l’interlocuteur.
c/ Refuser en disant simplement “je n’ai pas le temps”.
d/ Remercier l’interlocuteur pour sa proposition : “Je te remercie d’avoir pensé à moi pour ce travail mais je ne suis pas disponible”.
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