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4 conseils pour être un(e) assistant(e) manager plus efficace

Publié le 17/10/2022 dans MICROCOACHING | Assistant(e)

4 conseils pour être un(e) assistant(e) manager plus efficace - Institut françois BocquetQu’est-ce qu’un(e) “assistant(e) manager” ? C’est le terme qu’on utilise maintenant pour désigner les assistant(e)s qui ont fait évoluer leur fonction, et qui se retrouvent souvent à gérer ou à accompagner des projets complexes, tout en jouant un rôle d’interface, voire celui de manager transverse dans certains cas… et tout en continuant à s’occuper des petits problèmes du quotidien ! Cette évolution dans les compétences de l’assistant(e) doit être étayée par de nouveaux comportements et aptitudes. Voici donc 4 conseils pour gagner en efficacité :

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Formalisez un mode de fonctionnement clair avec votre hiérarchie ainsi qu’avec les autres collaborateurs internes. Rituels quotidiens à mettre en place, moyens de communication à privilégier ou à bannir, outils collaboratifs à utiliser en priorité… Cadrez la façon dont vous souhaitez travailler pour ne pas vous faire déborder.

Insistez pour avoir accès à des formations : gestion de projets, logiciels métier, co-développement, argumentation et rhétorique… Vous ne pouvez pas faire évoluer votre fonction et atteindre les objectifs que l’on vous fixe si on ne vous donne pas les outils pour le faire.

Travaillez votre charisme. En effet, un(e) assistant(e) manager est souvent amené(e) à obtenir des informations ou demander un travail à ses collègues sans pouvoir utiliser de levier hiérarchique. C’est donc grâce à son savoir-être, son charisme et la fine connaissance de ses interlocuteurs qu’il/elle peut atteindre ses objectifs.

Sachez vous affirmer et verbaliser votre opinion et vos limites. L’assistant(e) “potiche” qui attend qu’on lui donne des directives a fait long feu : on demande maintenant à un(e) assistant(e) manager de savoir défendre ses opinions, prendre des décisions, être force de proposition. De plus, savoir vous affirmer est crucial pour pouvoir arbitrer et justifier vos choix, en terme de gestion du temps par exemple.

MINI-EXERCICE

Les assistant(e)s managers sont de plus en plus amené(e)s à jouer le rôle de chef de projet ces dernières années. Ils/Elles doivent donc faire évoluer leurs connaissances afin de proposer aux équipes concernées les outils et méthodes adaptés à chaque projet…
Associez donc les méthodes de gestion de projet suivantes avec le principal avantage que chacune d’elle présente :

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1) Méthode AGILE         2) LEAN Management      3) Méthode Waterfall

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a) Cette méthode demande à ce que le cahier des charges et les exigences du “client final” soient bien définis et clairs dès le début, et permet une organisation structurée et séquentielle des différentes étapes du projet.

b) Cette méthode est celle qu’on utilise si l’on veut optimiser les process, éviter les gaspillages (de temps, de place, d’énergie ou d’argent…) : son but est de réduire toutes les tâches ou activités n’ayant aucune valeur réelle et d’optimiser l’efficacité de chacune des parties prenantes.

c) Cette méthode issue du secteur informatique permet, entre autres, la prise en compte rapide de l’évolution des besoins (du client et/ou des équipes projets) tout au long du processus projet. Elle permet de détecter et de corriger des problèmes inattendus et d’introduire des changements à n’importe quelle étape du projet.

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 1/ Méthode AGILE =>
➜ b) Cette méthode issue du secteur informatique permet, entre autres, la prise en compte rapide de l’évolution des besoins (du client et/ou des équipes projets) tout au long du processus projet. Elle permet de détecter et de corriger des problèmes inattendus et d’introduire des changements à n’importe quelle étape du projet.

2/ LEAN Management =>
➜ b) Cette méthode est celle qu’on utilise si l’on veut optimiser les process, éviter les gaspillages (de temps, de place, d’énergie ou d’argent…) : son but est de réduire toutes les tâches ou activités n’ayant aucune valeur réelle et d’optimiser l’efficacité de chacune des parties prenantes.

3/ Méthode Waterfall =>
➜ c) Cette méthode demande à ce que le cahier des charges et les exigences du “client  final” soient bien définis et clairs dès le début, et permet une organisation structurée et séquentielle des différentes étapes du projet.