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4 bonnes façons d’utiliser un agenda au quotidien

Publié le 21/02/2022 dans MICROCOACHING | Gestion du temps et du stress

4 bonnes façons d’utiliser un agenda au quotidien - Institut François Bocquet
Dans le flot quasi ininterrompu des sollicitations et obligations quotidiennes, il est quelquefois difficile d’y voir clair, de s’organiser et de prendre du temps pour soi. L’agenda est pour cela l’outil idéal, qui permet d’avoir une vision synthétique de notre emploi du temps. L’enjeu est ici d’allier organisation et bien-être, de réduire son stress et de prendre du recul. Voici donc 4 bonnes façons d’utiliser un agenda au quotidien.

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Utilisez un seul agenda pour planifier et organiser le domaine professionnel ET les activités privées. Cela réduit les risques d’erreurs et d’oublis. Cela permet aussi de regarder si les temps de plaisir et les temps contraints sont bien équilibrés.

Prévoyez des “temps vides” régulièrement. Ces temps doivent être utilisés pour s’aérer, réfléchir, optimiser son travail, se former, ou, au pire, absorber la surcharge de travail URGENT si besoin. Ces temps peuvent être flexibles et déplaçables, mais il est essentiel de ne pas les supprimer.

Mettez des couleurs, de façon à faire ressortir la nature de chaque type de tâche : bleu pour les rendez-vous et les réunions, vert pour les temps de loisirs, rouge pour les sessions en “deep work” (celles où vous vous rendez indisponible pour travailler sur une tâche importante et complexe), noirs pour les temps vides etc.

Choisissez l’outil qui vous convient le mieux. Les personnes “auditives” préfèreront l’agenda électronique avec des rappels sonores, alors que les personnes “kinesthésiques”, elles, privilégieront le bon vieux agenda papier parce qu’elles pourront le manipuler. Enfin, si vous êtes plutôt “visuel”, n’hésitez pas à faire ressortir les tâches avec un code particulier (blocs de couleurs, police de caractères, surlignage…).

MINI-EXERCICE

Vous n’utilisez pas d’agenda (ou mal) ? Il est intéressant de savoir pourquoi. Si c’est votre cas, choisissez ci-dessous l’affirmation qui semble vous correspondre le plus, et reportez-vous aux résultats pour savoir ce que cela dit de vous et les pistes d’amélioration possibles.

1/ Les agendas, ça ne sert à rien, de toutes façons on ne respecte jamais ce que l’on avait planifié.
2/ Les agendas, ça ne sert à rien car au final je fais tous les jours la même chose.
3/ Les agendas, ça ne sert à rien car j’ai une très bonne mémoire et je me souviens de tout.
4/ Les agendas, ça ne sert à rien car je perds trop de temps à le remplir et le tenir à jour.

Cliquer ici pour voir les résultats

 1/ Les agendas, ça ne sert à rien, de toutes façons on ne respecte jamais ce que l’on avait planifié.
Il est vrai que certains métiers impliquent une plus grande incertitude que d’autres. Mais dans ces métiers aussi, l’agenda peut être utile. Le problème est peut-être le suivant  : on planifie trop de choses, et pas les plus importantes, en ne prenant pas assez en compte les imprévus. Par exemple, si 50% de votre journée (environ 4h donc) sont consacrés à des activités non planifiables, il est inutile de planifier des activités pendant 5, 6 ou 7h de votre journée… puisqu’il est certain qu’en effet vous ne respecterez pas votre planning. Cependant, il peut être utile de bloquer 1 ou 2 heures dans la journée (lors de temps plus calmes, vers 11H par exemple), pour exécuter un minimum de tâches planifiées.
De plus, les personnes qui n’ont pas d’agenda en se justifiant ainsi sont quelquefois des personnes qui ont un profil dit “d’ urgentiste”. Elles détestent la planification, ont tendance à procrastiner, de façon à travailler en urgence, parce qu’elles aiment et ont besoin de stress pour avancer. C’est un mode de fonctionnement courant mais qui a ses limites (oublis, délais non respectés, stress chronique…).

2/ Les agendas, ça ne sert à rien car au final je fais tous les jours la même chose.
Certaines personnes font en effet tous les jours plus ou moins la même chose, et c’est souvent le cas sur les postes sans grandes responsabilités. Et, sauf si cela leur convient totalement (certaines personnes aiment leur routine et tant mieux !), tenir un agenda peut les aider à se donner des objectifs pour évoluer et introduire plus de diversité et peut-être de bien-être dans leur quotidien.
Par exemple, elles peuvent faire un travail de “déparasitage” en amont, c’est-à-dire s’interroger sur tout ce qui leur prend de l’énergie au quotidien et sur ce qu’elles aimeraient changer : relations professionnelles négatives, espace de travail peu pratique, formations à suivre, activités sportives etc. Le but est ensuite de prendre l’un de ces thèmes et de le transformer en petits objectifs précis, que l’on marque sur son agenda (au rythme d’un ou deux par semaine par exemple) pour s’encourager à les faire.
Il faut se souvenir que même le plus grand voyage commence par de petits pas…

3/Les agendas, ça ne sert à rien car j’ai une très bonne mémoire et je me souviens de tout.
Nous ne doutons pas du tout de votre mémoire, mais sachez qu’en faisant ainsi, vous vous ajoutez une grosse charge mentale, et donc du stress supplémentaire, qui, à terme, induit immanquablement une baisse des performances cognitives (oublis, erreurs…).
L’essentiel est ici “d’externaliser” une partie de la mémoire, afin de garder un maximum de fraicheur pour ce qui a vraiment de l’importance.

4/ Les agendas, ça ne sert à rien car je perds trop de temps à le remplir et le tenir à jour.
Il est vrai que cela demande un minimum de temps, au moins quelques minutes chaque jour ou chaque semaine. Peut-être croyez-vous au “mythe de la productivité totale”, qui dit que l’on peut être performant et concentré pendant 8h… sur 8h de travail (mais qui est malheureusement faux). Mais remplir son agenda, ce n’est pas du temps perdu, contrairement à ce que l’on peut penser. Cela permet de prendre le temps d’optimiser son temps, de réfléchir à ses priorités, à ses besoins, et à prendre du recul sur notre façon d’utiliser notre temps.
Et il est évident qu’optimiser ses ressources est loin d’être du temps perdu n’est-ce pas ?