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4 conseils à suivre pour être plus efficace au quotidien

Publié le 08/09/2021 dans MICROCOACHING | Gestion du temps et du stress

4 conseils à suivre pour être plus efficace au quotidien
Il faut parfois, à certains moments, savoir accélérer notre rythme de travail, que ce soit pour gérer une surcharge temporaire, jongler entre plusieurs projets (pro et/ou perso), obtenir une promotion ou atteindre un objectif très ambitieux. Alors comment faire pour devenir (voire rester !) plus efficace au quotidien ?

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Mettez-vous dans de bonnes conditions pour être efficace plutôt que de vous jeter tout de suite dans l’action. A ce propos, Abraham Lincoln aurait dit “Si l’on me donne 6h pour couper un arbre, j’en passerai 4 à affûter ma hache”. Cela signifie que la préparation est aussi importante que l’exécution d’une tâche. Dans votre cas, cela peut se concrétiser par le fait de commencer votre journée dans un environnement propre et bien rangé, et non dans un bureau bordélique, ou de passer 10 min à organiser votre journée, le matin en arrivant au bureau, avant même de commencer à travailler.

Calez-vous sur votre rythme biologique. Par exemple, si vous êtes plutôt du matin et que vous en avez la possibilité, arrangez-vous pour commencer vraiment plus tôt que les autres (vers 6h/6h30) : ainsi, vous profiterez du calme et de votre capacité de concentration accrue pour avancer rapidement sur les dossiers les plus complexes. De plus, ce rythme peut vous permettre de déjeuner tôt (vers 11h30 par exemple), ce qui vous donne une heure de tranquillité supplémentaire entre 12h30 et 13h30 quand tous les collègues vont manger à leur tour.

Investissez dans du bon matériel. Si vous passez votre temps à attendre que votre ordinateur veuille bien ouvrir un document, si votre imprimante marche une fois sur deux, si votre connection internet est aussi rapide qu’un escargot en vacances… achetez ou faites acheter du matériel plus performant, ou, si votre hiérarchie est frileuse, prenez le temps de faire 1) un état des lieux des pertes de temps et d’argent liées au matériel obsolète et 2) un devis “clef en main” pour du meilleur matériel. Cela vous prendra du temps, certes, mais vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour en gagner par la suite.

Partagez vos documents. Plutôt que d’envoyer et de recevoir des mails intitulés “Tableaux de bord mis à jour le 09/08/21” ou “Présentation PPT pour réunion du… , version 23”, créez plutôt des documents partagés, collaboratifs, que vous n’avez pas besoin d’envoyer via des pièces jointes lourdes. De plus, ils sont enregistrés automatiquement (vous ne pouvez donc pas les “perdre” si votre ordinateur plante) et les modifications apportées par vous-mêmes ou d’autres personnes apparaissent en temps réel (comme les “Google docs”, “Google sheets” ou “Google slides” pour ne citer que les plus connus).

MINI-EXERCICE

L’une des façons d’accélérer son rythme de travail est… d’apprendre à taper plus vite sur son clavier. En effet, les Français (contrairement aux Américains par exemple, qui eux apprennent à le faire très tôt à l’école) sont très mauvais en général concernant la dactylographie et nous avons beaucoup de progrès à faire à ce niveau-là.
Vous pouvez tester votre vitesse de dactylographie sur internet, par exemple sur www.10fastfingers.com, et voir quel est votre niveau de base. Vous êtes prêt ?

Cliquer ici pour voir les résultats

Si vous écrivez 30 mots/minute, vous êtes plutôt lent : vous pouvez donc progresser énormément ! Sachez par exemple qu’un dactylo moyen écrit entre 70 et 100 mots/minute… et que le record du monde est de 212 mots/min  (même si la recordwoman en question a un peu triché, car le clavier était adapté à sa morphologie…) !
Si vous souhaitez réellement progresser, il existe des ressources en ligne, comme le site 10fastfingers.com ou encore typingclub.com, qui propose des programmes d’entraînement en français. Le plus important, évidemment, étant de pratiquer le plus possible !