4 bonnes raisons d’instaurer régulièrement des débriefings collectifs
Certains managers animent des “briefings”, quotidiens ou hebdomadaires. Cela leur permet en effet, sur un temps court, de rappeler entre autres les objectifs, règles et autres procédures. Malheureusement, trop peu d’entre eux organisent aussi des débriefings… Alors pour les faire changer d’avis, voici 4 bonnes raisons pour ne pas négliger cet outil méconnu…
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Parce qu’un débriefing est toujours riche d’enseignement ! En effet, ce temps collectif de partage et d’échanges, organisé après une formation, une mission, un projet ou encore une période très chargée permet de faire un petit bilan de ce qui a marché et… de ce qui a moins bien fonctionné. Ce qui permet d’informer toute l’équipe sur les erreurs à ne pas renouveler !
Parce que le débriefing est un outil pour motiver (gratuitement) ses équipes ! C’est en effet une façon de valoriser leur travail, en analysant les résultats et les moyens utilisés pour les atteindre. Attention, évidemment, à le faire de manière bienveillante, constructive et objective. Et ça ne coûte rien de dire, en plus, un petit merci ou un grand bravo…
Parce que c’est une bonne façon de prendre du recul sur une situation difficile. Une mission s’est déroulée de façon houleuse ? Mieux vaut en parler rapidement avec les personnes concernées, une fois la mission terminée et le stress retombé, pour que chacun évacue ses émotions négatives éventuelles de manière cadrée, pour que ces dernières ne se transforment pas en rancune tenace.
Parce qu’un bon débrief permet également de gagner en crédibilité en tant que responsable, en délivrant des retours circonstanciés, des analyses pertinentes et, surtout, en sachant aussi prendre sa part de responsabilité en cas d’échec… Parce qu’il est toujours utile de se rappeler que c’est le manager qui donne les consignes en amont…
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MINI-EXERCICE
Jérôme est manager et a décidé d’organiser un débriefing collectif suite à un projet difficile que son équipe a pourtant mené à bien. Cependant, il hésite entre plusieurs manières d’introduire le débriefing. Pouvez-vous l’aider en lui indiquant la plus pertinente ?
1/ “Bonjour à tous, je vous ai demandé de venir parce que je souhaitais vous faire un retour sur le projet Y, en positif comme en négatif. J’ai ici les chiffres finaux et voici mon analyse concernant les résultats obtenus….”
2/ “Bonjour à tous. Comme vous le savez, on a terminé le projet Y la semaine dernière, et je vous ai envoyé, pour préparer cette réunion, les points importants sur lesquels je voulais que l’on discute lors de ce débrief, pour que vous puissiez y réfléchir. Mais avant de vous écouter, je souhaitais vous remercier et vous féliciter parce que c’était un sacré challenge…”
3/ “Bonjour à tous et bienvenus à ce débrief concernant le projet Y. Je sais que nous ne sommes pas tous là, mais je voulais quand même organiser cette petite réunion pour vous remercier et discuter des difficultés rencontrées pendant cette période difficile. On va juste essayer de faire vite pour que tout le monde puisse retourner bosser rapidement, je sais que vous êtes pressés”.
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➜ Dans l’idéal, la version n°2 paraît être la meilleure :
Le débrief a été préparé en amont (email), ce qui permet d’avoir un fil directeur clair, de donner de l’importance à ce moment, de valoriser le travail des collaborateurs, et d’avoir évidemment une matière plus importante sur laquelle discuter.
Les remerciements arrivent rapidement, ce qui ne mange pas de pain… et permet de commencer sur une note positive !
Jerôme, dans cette version, invite les collaborateurs à s’exprimer en premier, avant même de donner son analyse personnelle (contrairement à la version n°1, plus directive, qui risque de ressembler à un long monologue). L’avantage de donner rapidement la parole est de “tâter le terrain”, de valoriser l’avis des collaborateurs, et de partir de leurs ressentis pour discuter. Cette attitude d’écoute bienveillante est souvent la plus payante.
➜ Dans la 3ème version, Jérôme précise que tous les collaborateurs concernés par le projet ne sont pas présents au débrief, ce qu’il faut absolument essayer d’éviter.
Le débrief est utile pour améliorer les compétences, mais permet aussi de créer de la cohésion d’équipe en partageant un moment positif. Cependant, si même avec la meilleure volonté du monde vous n’arrivez pas à réunir tout le monde, faites alors en sorte qu’on leur envoie un compte-rendu.
De même, il vaut mieux éviter de faire comprendre aux collaborateurs que le débrief va être “expédié” rapidement : ça ne doit pas être vu comme une corvée mais plutôt comme un moment convivial, constructif. Et même s’il dure 1h ou plus, ce n’est pas du temps perdu, au contraire. Cependant, rien n’empêche évidemment de se montrer efficace et concis pour que le débrief dure le moins longtemps possible !