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5 clefs pour optimiser sa gestion du temps

Publié le 21/04/2020 dans MICROCOACHING | Gestion du temps et du stress

5 clefs pour optimiser sa gestion du temps
Le temps se comprime de plus en plus, nous le ressentons tous  : nous avons de plus en plus de tâches à faire, sans pour autant avoir plus de temps pour les réaliser  ! Il est donc essentiel, dans ce contexte, de savoir faire le tri, se concentrer sur les vraies priorités, et surtout de savoir s’organiser de façon à être le plus efficace possible ! Voici 5 clefs pour vous y aider…

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Notez TOUT ce que vous devez faire, toutes les idées qui vous passent par la tête. Cela a deux avantages  : premièrement, vous éviterez de les oublier, et ensuite, cela vous libèrera l’esprit. Et essayez, si vous le pouvez, de noter ces tâches à faire sous une forme positive, de façon à visualiser le résultat attendu. Par exemple, au lieu de noter “Demander délai dossier X”, notez plutôt “Obtenir deux semaines de délai dossier X”.

Appliquez “la règle des 2 minutes” (règle issue de la célèbre méthode GTD de David Allen). Deux fois par jour, entre deux phases de concentration par exemple,  “scannez” votre to-do list, et isolez toutes les tâches qui peuvent être faites en moins de 2 minutes. Puis donnez-vous 20 minutes pour en exécuter le plus possible  : se donner une limite de temps permet de se motiver plus facilement, et de ne pas trop déborder sur le reste.

Distinguez les tâches passives des tâches actives. Les tâches passives sont celles que vous devez “lancer” mais que vous ne faites pas vous-même (demander un renseignement à un tiers, déléguer une tâche…). Pendant que les autres s’en occuperont, vous pourrez ainsi attendre leur retour en vous concentrant sur les tâches à exécuter vous-même.

Investissez dans un tableau blanc (ou dans une appli de type Trello). Partagez-le en 3 colonnes  : “À faire”, “En cours”, “Terminé” (une 4e colonne “Boîte à idées/Améliorations” est possible). Décomposez vos tâches / missions / projets en objectifs concrets que vous inscrirez sur des post-its et collerez dans la colonne correspondante. Au fur et à mesure, les post-its migreront d’une colonne à l’autre pour votre plus grande satisfaction, et vous pourrez ainsi visualiser l’avancée de votre travail.

Enfin, commencez la journée par ce que vous aimez le moins. Ainsi, vous serez satisfait de vous en être débarrassé, et vous pourrez vous concentrer sur autre chose de plus plaisant !

MINI-EXERCICE

Faites correspondre les termes suivants (liés à la gestion du temps) avec leur définition :

 1/ Effet Zeigarnik
2/ Loi d’Illich
3/ Loi de Parkinson

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a/ Cette théorie explique que le temps tend à se dilater pour occuper la totalité du temps disponible.
b/ Cette théorie explique que toute tâche interrompue prend plus d’espace mental que les tâches déjà terminées.
c/ Cette théorie explique qu’à partir d’un certain seuil, notre productivité décroit forcément.

Cliquer ici pour voir les résultats

 1/ Effet Zeigarnik
Cette théorie explique que toute tâche interrompue prend plus d’espace mental que les tâches déjà terminées. C’est ce qui explique en partie le concept de “charge mentale”  : toutes les tâches que nous devons faire polluent notre esprit jusqu’à prendre toute la place dans notre espace mental. Cela finit par être démotivant, sans parler de l’aspect “rumination” que tout cela implique, et qui va de pair avec l’anxiété. D’où l’importance des to-do lists (ou du tableau blanc partagé en plusieurs colonnes) qui permettent de se libérer l’esprit.

2/ Loi d’Illich
Cette théorie explique qu’à partir d’un certain seuil, notre productivité décroit forcément. Cela signifie qu’il ne sert à rien de s’acharner sur une tâche quand on y a déjà passé beaucoup de temps, car notre productivité dans ce cas-là ira décroissante. Il vaut mieux passer à une activité différente, qui permettra de remobiliser le cerveau sur un autre sujet, avant de reprendre notre réflexion sur le premier sujet.

3/ Loi de Parkinson
Cette théorie explique que le temps tend à se dilater pour occuper la totalité du temps disponible. Cette loi peut être interprétée de différentes façons. On peut par exemple en déduire que même si l’on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on aura tendance à consommer la totalité du temps imparti pour le faire, ou encore que sans délai, une tâche à tendance à s’éterniser. Enfin, cette loi implique aussi que plus une échéance est éloignée et plus on court le risque de commencer en retard la tâche considérée. Il est donc important de se fixer des délais, ou de commencer la tâche au juste moment (avec l’aide d’un rétroplanning par exemple).



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