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5 conseils pour manager une équipe à distance en situation exceptionnelle

Publié le 06/04/2020 dans MICROCOACHING | Management d’équipe

5 conseils pour manager une équipe à distance en situation exceptionnelle
La crise qui nous frappe actuellement ne nous a pas laissé le temps de nous préparer pour relever les défis qui s’imposent à nous chaque jour. Les managers doivent donc apprendre de nouvelles pratiques très rapidement afin de pouvoir continuer à manager leurs équipes à distance correctement. Voici 5 conseils pour les aider à faire les bons choix managériaux en ces temps troublés :

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Évaluez la situation, et redéfinissez les priorités, les tâches à haute valeur ajoutée. Identifiez les risques immédiats et à moyen terme, les activités que vous devez maintenir absolument, celles qui peuvent être reportées, celles qui doivent être supprimées, mais surtout les nouvelles activités et tâches qui vous permettront de faire face à la situation actuelle et d’anticiper ses conséquences.

Centrez votre attention sur des objectifs précis, concrets et plutôt à court-terme. Vous devez communiquer à votre équipe ces objectifs en étant précis sur le résultat attendu et les délais. Mettez en place des moments de reporting individuels ou collectifs selon les cas.

Définissez clairement “Qui fait quoi” : prenez le temps de responsabiliser chacun de vos collaborateurs, et faites en sorte que chacun soit informé des responsabilités des autres membres. Cela permet entre autres de favoriser les échanges transversaux plutôt que verticaux quand ils ont un problème à régler.

Définissez ensemble les temps forts de la journée ainsi que les  nouvelles règles à respecter pour que le télétravail se déroule dans de bonnes conditions. Planifiez les échanges individuels et collectifs, ainsi que les moments d’indisponibilité pour permettre à votre équipe de se concentrer sur ses tâches.

Mettez en place des tableaux de suivi d’activité partagés, que chacun remplira régulièrement, et qui serviront de base pour les échanges lors de la réunion virtuelle hebdomadaire.

MINI-EXERCICE

Parmi les propositions ci-dessous, trouvez celle qui ne décrit pas l’une des facettes du rôle du manager à distance :

a/ Instaurer des règles de fonctionnement explicites
b/ Contrôler le suivi des procédures
c/ Responsabiliser chaque collaborateur.
d/ Choisir les supports de communication adaptés

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 b/ Contrôler le suivi des procédures
En effet, le manager doit centrer son contrôle sur les résultats obtenus plutôt que sur le suivi des procédures, son objectif étant d’autonomiser et motiver ses collaborateurs en leur montrant qu’il leur fait confiance.

MINI-EXERCICE

Les décisions (et donc les changements) peuvent être prises en suivant plusieurs méthodes différentes. Saurez-vous définir chacun des processus de prise de décisions suivants ?

 1/ La prise de décision stochastique.
2/ La prise de décision par sollicitation d’avis.
3/ La prise de décision par consensus.
4/ La prise de décision par consentement.

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 1/ La prise de décision stochastique.
La prise de décision stochastique n’est ni plus ni moins que faire “pile ou face” pour faire un choix difficile. C’est une méthode certes peu employée dans le monde professionnel (ou, si elle est employée, les décideurs ne l’avoueront jamais !), mais qui peut paraître rapide, simple, et surtout impartiale dans certaines situations, notamment dans le cadre de décisions dont toutes les conséquences possibles sont clairement comprises et apparaissent équivalentes entre elles. Faute de critères sérieux pour se décider, pourquoi ne pas s’en remettre au hasard ?

2/ La prise de décision par sollicitation d’avis.
➜ La prise de décision par sollicitation d’avis est la méthode souvent utilisée dans les entreprises dites “libérées”. Dans ces structures, chacun peut décider d’un changement dans les méthodes ou encore les conditions de travail, à condition de consulter a) les experts sur la question, et b) ceux qui subiront les conséquences de cette décision. Suite à cette sollicitation d’avis, le décideur devra examiner l’opinion et les conseils de chacun minutieusement, pourra s’il le souhaite retoucher son plan d’action en fonction des commentaires, mais pourra aussi aller contre l’avis de ses collègues s’il est vraiment convaincu de prendre la bonne décision (au risque que ces derniers ne collaborent pas de bon gré). Priorité est donnée à l’action ici, ainsi qu’à l’autonomie.

3/ La prise de décision par consensus.
➜ La prise de décision par consensus consiste à ce que tout le monde dans le groupe participe à faire émerger la décision et à la façonner peu à peu jusqu’à ce qu’un consensus soit atteint, satisfaisant pour chacun. Le principe est d’inclure toutes les perspectives, tous les besoins, puis d’obtenir toutes les permissions. Le processus est certes laborieux et chronophage, mais il permet d’impliquer au maximum les parties prenantes.

4/ La prise de décision par consentement.
➜ La prise de décision par consentement. On entend en général par consentement l’absence d’objection majeure. Mais, contrairement au consensus, la méthode du consentement ne laisse pas la possibilité aux parties prenantes de retoucher indéfiniment la décision en question, l’idée étant d’obtenir l’accord rapide du groupe quant à une décision qui paraît, a minima, suffisamment bonne à chacun (ou quand personne ne trouve de meilleure solution). Ici, le processus gagne en rapidité, même s’il perd en collaboration. En résulte tout de même un équilibre réel dans la répartition du pouvoir au sein du groupe, mais aussi une implication renforcée des parties prenantes.

➜ Il n’y a pas, évidemment, de bonne réponse à ces questions.
Cependant, il est possible de donner des exemples pour illustrer des réponses possibles, afin de vous donner une meilleure idée de ce que être “l’authenticité”.  Tout le talent d’une personne authentique est de savoir dévoiler quelque chose de personnel, à la bonne personne, au bon moment, et de façon pertinente.

Exemple 1  : John Latham, directeur d’une école de renom au Royaume Uni, souhaitait “créer” un établissement dans lequel le respect entre personnes et le respect de l’environnement étaient deux choses importantes et cruciales. Il a donc passé un temps non négligeable à ramasser lui-même les détritus, et à nettoyer les murs “taggués”. Ce type de comportement n’est pas obligatoire bien sûr, mais montre un engagement très fort concernant les valeurs que l’on prône, et incarne un certain type de leadership “par l’humilité”.

Exemple 2  : Il est également important, si vous voulez être authentique mais que vous avez un “certain pouvoir” (hiérarchique notamment), de pouvoir compter sur des personnes de confiance, qui sauront vous dire les choses franchement, vous contredire quand il le faut, ou vous “remettre les pieds sur terre”, sans évidemment, que vous leur en vouliez de le faire. Ecoutez les feed-backs, savoir les accepter et les prendre en compte est une des compétences clefs de l’authenticité (puisque si on est authentique, c’est forcément envers quelqu’un (soi, et les autres).