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5 astuces pour mieux gérer les surcharges de travail

Publié le 01/01/2019 dans MICROCOACHING | Gestion du temps et du stress
5 astuces pour mieux gérer les surcharges de travail

Parfois, à cause d’un arrêt maladie qui tombe mal ou d’un départ qui tarde à être remplacé, nous nous retrouvons débordés pendant une période plus ou moins courte mais intense… Alors comment gérer cette surcharge de travail sans perdre (complètement) sa bonne humeur, son équilibre, son efficacité ? Voici 5 conseils à suivre :

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Demandez de l’aide ! Cela semble évident, mais certains n’aiment pas le faire car ils ont peur du refus ou de paraître incompétents. Alors posez-vous deux questions :
– Si vous ne demandez pas d’aide par peur qu’on vous la refuse, n’est-ce pas quelque part vous-même qui vous la refusez ?
– Si au final vous ne parvenez pas à tout faire, qui paraîtra vraiment incompétent ?

Priorisez et informez. Quand on a 15 choses à faire, toutes importantes et toutes urgentes, et qu’on dispose d’un temps compté, il faut bien choisir ce que l’on va faire en premier ! Mais pour éviter les malentendus et les dysfonctionnements, mieux vaut prévenir le plus tôt possible : cela permettra peut-être aux autres de changer aussi leur fusil d’épaule.

Organisez ou demandez des réunions “éclairs” pour vérifier l’avancement des dossiers, redistribuer éventuellement le travail en retard et discuter des difficultés rencontrées. Ces réunions informelles et quasi-quotidiennes ne doivent pas durer plus de 15 minutes, et ont pour rôle de motiver, soutenir et rassurer.

Stimulez la solidarité de l’équipe ! Dans ces périodes de stress intense, il est primordial de valoriser la convivialité et le travail d’équipe. Manger ensemble le midi (et parfois le soir !), faire des pauses ou aller boire un verre après une journée particulièrement difficile peut être un moment agréable à partager et nécessaire pour assurer la cohésion du groupe.

Sonnez l’état d’urgence ! Ces périodes de sur-régime sont normales, voire attendues dans certaines entreprises (et peuvent même être motivantes), mais elles doivent rester exceptionnelles et ne peuvent en aucun cas représenter leur fonctionnement normal, sous peine d’épuisement physique et moral des collaborateurs.

MINI-EXERCICE

“Ces derniers temps, c’est vraiment de la folie. Il faut remplacer Dorine, qui s’est cassé la jambe au ski… Alors on fait des heures sup, on travaille même le week-end. Si encore il n’y avait que le travail de Dorine à gérer en plus ! Mais Fred, notre supérieur, veut qu’on aille plus vite sur plusieurs dossiers, car les clients lui ont mis la pression. Dans ces cas il nous dit qu’on est autonome, mais il en même temps il essaie de tout contrôler tout en nous demandant constamment si on avance ! En plus quand il est stressé, il a tendance à être agressif avec tout le monde tout en nous demandant de faire des miracles ! Il y avait par exemple 2 dossiers que je devais boucler pour lesquels je n’avais pas les compétences nécessaires ! Heureusement que Karim m’a aidée, j’ai pu souffler un peu ! Je commence à être vraiment fatiguée… vivement que Dorine revienne !”.
Fabienne, 35 ans

Comme on peut le voir dans ce témoignage, la perception que l’on a de sa charge de travail dépend de plusieurs éléments.
Alors quels sont, d’après vous, ces éléments influençant notre perception de la charge de travail ?

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Les éléments qui influencent la charge de travail peuvent être classés en 3 catégories différentes :

➜ Le contenu du travail, que ce soit au niveau qualitatif ou quantitatif.
Par exemple, à nombre de dossiers égal, on aura l’impression d’être moins surchargé si notre travail nous paraît intéressant et qu’il a du sens. On doit en voir la finalité, le but, pour avoir l’impression d’avancer. Si en revanche, le travail est trop complexe par rapport à nos compétences, on risque de se sentir écrasé par la charge, comme c’est le cas ici avec Fabienne, qui se retrouve avec des dossiers qu’elle ne comprend pas car elle ne possède pas les compétences que leur traitement requiert. L’intensité du travail est également à prendre en compte : si les délais sont très courts et la concentration demandée importante, alors le salarié risque de se sentir surchargé. On assiste d’ailleurs, ces dernières années à une intensification globale du travail (cadences élevées, délais courts, changements rapides…), notamment due à l’informatisation des entreprises.

➜ Les conditions dans lesquelles on travaille, tant au niveau physique, environnemental que relationnel.
La même charge de travail peut par exemple être vécue totalement différemment si on sent de la solidarité dans l’équipe et si on est soutenu par la hiérarchie. Ici, Fabienne reçoit, heureusement, l’aide de son collègue Karim. Elle ne semble en revanche aucunement soutenue par son chef Fred (qui paraît être particulièrement sous pression lui aussi). La capacité à communiquer est ici primordiale : si c’est l’agressivité qui domine, cela provoquera du stress et de la fatigue supplémentaires au lieu d’apaiser l’équipe. La perception de la charge de travail s’en trouvera d’autant plus alourdie.

➜ Le sentiment de contrôle sur son travail.
Pour ne pas se sentir (trop) surchargé de travail, chaque individu a besoin d’un certain sentiment de contrôle sur cette charge. Pour que les salariés puissent ressentir ce sentiment de contrôle, la hiérarchie peut moduler leur autonomie et améliorer leurs compétences. Elle peut aussi leur donner un certain pouvoir décisionnaire ou au moins les faire participer à certaines décisions… Encore une fois, Fabienne ne semble pas profiter de ce sentiment de contrôle : en effet son chef lui dit qu’elle est autonome, mais dans les faits elle ne l’est pas vraiment puisqu’il contrôle tout. Et en plus il la stresse et la désorganise !

En bref, loin d’être inutile et sans pouvoir, le management peut ici jouer un rôle important pour réduire la charge de travail de chaque collaborateur : formation du personnel, reconnaissance, communication, lien social, autonomie, participation aux décisions… Parce qu’en général les salariés ne demandent pas à MOINS travailler, mais à MIEUX travailler !

Pour aller plus loin

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Toutes les villes et les dates :

» Aix en Provence : 29-30 juin 2020

» Ajaccio : 29-30 juin 2020

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» Avignon : 28-29 mai 2020

» Bastia : 29-30 juin 2020

» Besançon : 7-8 sept. 2020

» Bordeaux : 1-2 oct. 2020

» Bourges : 8-9 juin 2020

» Brest : 5-6 mai 2020

» Brive la Gaillarde : 24-25 sept. 2020

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» Caen : 9-10 déc. 2019

» Caen : 22-23 juin 2020

» Calais : 28-29 sept. 2020

» Chambéry : 9-10 nov. 2020

» Chartres : 9-10 juil. 2020

» Cherbourg : 22-23 juin 2020

» Clermont Ferrand : 12-13 mai 2020

» Clermont Ferrand : 30 nov. & 1 déc. 2020

» Colmar : 5-6 oct. 2020

» Dijon : 19-20 mars 2020

» Dijon : 7-8 sept. 2020

» Dunkerque : 30-31 mars 2020

» Fontainebleau : 3-4 mars 2020

» Genève : 9-10 nov. 2020

» Grenoble : 7-8 juil. 2020

» Le Havre : 18-19 mai 2020

» Le Mans : 15-16 juin 2020

» Lille : 30-31 mars 2020

» Lille : 28-29 sept. 2020

» Lorient : 5-6 mai 2020

» Luxembourg : 24-25 sept. 2020

» Lyon : 6-7 févr. 2020

» Lyon : 11-12 juin 2020

» Lyon : 7-8 juil. 2020

» Lyon : 7-8 déc. 2020

» Marseille : 3-4 déc. 2020

» Melun : 27-28 août 2020

» Metz : 9-10 mars 2020

» Montpellier : 28-29 mai 2020

» Montpellier : 19-20 nov. 2020

» Mulhouse : 26-27 mars 2020

» Nancy : 24-25 sept. 2020

» Nantes : 4-5 juin 2020

» Nantes : 23-24 nov. 2020

» Nice : 29-30 juin 2020

» Niort : 10-11 sept. 2020

» Nîmes : 19-20 nov. 2020

» Orléans : 8-9 juin 2020

» Paris : 21-22 janv. 2020

» Paris : 23-24 mars 2020

» Paris : 14-15 mai 2020

» Paris : 20-21 août 2020

» Paris : 19-20 oct. 2020

» Paris : 14-15 déc. 2020

» Paris La Défense : 9-10 juil. 2020

» Pau : 1-2 oct. 2020

» Poitiers : 10-11 sept. 2020

» Périgueux : 24-25 sept. 2020

» Reims : 19-20 oct. 2020

» Rennes : 24-25 juin 2020

» Rodez : 21-22 sept. 2020

» Roissy CDG : 27-28 avril 2020

» Rouen : 18-19 mai 2020

» Saint Brieuc : 24-25 juin 2020

» Saint Etienne : 12-13 mai 2020

» Strasbourg : 26-27 mars 2020

» Strasbourg : 5-6 oct. 2020

» Toulon : 3-4 déc. 2020

» Toulouse : 21-22 sept. 2020

» Tours : 12-13 déc. 2019

» Troyes : 19-20 mars 2020

» Valence : 7-8 déc. 2020

» Valenciennes : 30-31 mars 2020

» Vannes : 4-5 juin 2020

» Versailles : 9-10 juil. 2020

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