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5 conseils pour donner des consignes claires et motivantes

Publié le 01/01/2019 dans MICROCOACHING | Management d’équipe
5 conseils pour donner des consignes claires et motivantes

Donner des ordres n’est pas toujours un exercice facile ! Il faut par exemple éviter l’écueil de l’autoritarisme qui froisse, tout en faisant en sorte que le travail soit fait. Lorsqu’une consigne est mal formulée et que le travail est mal fait, à qui revient la responsabilité finale ? Voici donc 5 conseils pour des consignes claires et motivantes.

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Précisez vos attentes, que ce soit en termes de délai, de qualité ou de résultat final. En effet, votre message peut être brouillé précisément parce qu’il vous semble, à vous, parfaitement évident. Alors n’ayez pas peur d’être explicite. Si vous attendez de votre collaborateur un rapport de 10 pages sur la concurrence, précisez-le, pour éviter qu’il ne vous rende un rapport de 2 ou au contraire de 50 pages !

Explicitez le pourquoi des choses. Difficile, en effet, de faire correctement un travail quand on n’en comprend pas la finalité. Vous pouvez même valoriser le travail en question en expliquant son utilité, en détaillant les bénéfices qui découleront de son exécution.

Impliquez votre interlocuteur en évitant d’être trop directif. Dans certains cas de délégation, vous pourriez par exemple, avant d’expliquer la méthode à suivre, interroger votre collaborateur sur la manière dont il s’y prendrait. Cela vous permettrait accessoirement de collecter des astuces et de jauger le savoir-faire de votre subordonné.

Préférez les phrases comme : “J’aurais vraiment besoin que tu…” plutôt que celles qui commencent par “Il faudrait”. Évitez au maximum les formules impersonnelles comme “il faut”, “on doit” ou encore les formules passives, qui ne favorisent aucunement l’implication.

Pensez à dire “S’il vous plaît” et “Merci”. Nous oublions souvent ces petits mots, parce que nous sommes pressés ou encore par habitude, alors que ce sont ces petites marques d’attention qui, lorsqu’elles sont sincères, peuvent faire la différence, finalement, entre un manager ordinaire et un manager inspirant.

MINI-EXERCICE

Lisez les consignes suivantes et précisez celles qui, selon vous, ne suivent pas les conseils ci-dessus.

1/ Raphaël dit à son équipe : “Les allées de l’atelier doivent être nettoyées avant ce soir ! Merci !”

2/ Le directeur dit à son assistante : “Tapez-moi ce courrier et évitez de faire des fautes comme la dernière fois s’il vous plaît”.

3/ Léa dit à Jérôme : “J’aurais besoin que tu me fasses un petit topo avant la prochaine réunion pour que je puisse me faire une idée de ton projet, OK ?”.

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1/ Raphaël dit à son équipe : “Les allées de l’atelier doivent être nettoyées avant ce soir ! Merci !”
Cette consigne n’est pas très impliquante : elle est en effet communiquée à la forme passive, et on ne sait pas vraiment qui doit l’exécuter : est-ce que toute l’équipe est concernée ou juste une ou plusieurs personnes ? Raphaël devrait plutôt dire “J’aimerais que vous nettoyiez les allées avant ce soir”, en responsabilisant une personne pour contrôler le nettoyage par exemple. De plus, il pourrait également être plus précis quant au résultat à obtenir : “j’aimerais que vous remontiez les chaises sur les établis, que vous vidiez les poubelles, que vous ramassiez ce qui traîne sur le sol… ”. Enfin, il peut aussi essayer de valoriser cette tâche de manière à motiver un peu plus ses collègues, en disant par exemple “Ainsi le directeur verra que l’atelier est bien tenu” ou tout simplement “Ça nous permettra de commencer la semaine dans un atelier propre”.

2/ Le directeur dit à son assistante : “Tapez-moi ce courrier et évitez de faire des fautes comme la dernière fois s’il vous plaît”.
➜ L’emploi de l’impératif peut être assimilé à un excès d’autoritarisme, qui, de plus, n’est ici nullement contrebalancé par le “s’il vous plaît”. Le ton paraît vraiment très sec, voire condescendant, ce qui n’est pas vraiment motivant pour l’assistante ! En outre, le directeur aurait mieux faire de dire “J’ai dû corriger des fautes dans le dernier courrier, je souhaiterais donc que vous relisiez attentivement celui-ci avant de l’envoyer” plutôt que “Évitez de faire des fautes comme la dernière fois”. Il est toujours plus profitable de dire ce que l’on souhaite plutôt que ce que l’on ne veut pas ! Enfin, il pourrait préciser le délai d’urgence de cette tâche : ce courrier doit-il absolument être tapé immédiatement ?

3/ Léa dit à Jérôme : “J’aurais besoin que tu me fasses un petit topo avant la prochaine réunion pour que je puisse me faire une idée de ton projet, OK ?”.
➜ La consigne de Léa est globalement correcte. Une seule remarque : elle pourrait préciser ce qu’elle entend par “petit topo”. Est-ce que pour elle cela représente un email de 10 lignes, un tableau, une présentation Powerpoint ? Elle doit préciser son degré d’exigence pour que Jérôme fasse ce qu’elle attend vraiment.



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