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4 conseils pour former ses collaborateurs sans perdre (trop) de temps

Publié le 18/12/2018 dans MICROCOACHING | Gestion du temps et du stress
4 conseils pour former ses collaborateurs sans perdre (trop) de temps

Former ses collaborateurs est une tâche importante, mais rarement urgente. Du coup, les managers négligent souvent cet aspect de leur travail, car “ils n’ont jamais le temps”. Conséquences : les problèmes et les erreurs s’accumulent, les gens “apprennent sur le tas” comme ils le peuvent, rien n’est vraiment formalisé. Voici donc 4 conseils pour former ses collaborateurs de manière opérationnelle et sans perdre (trop) de temps :

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Quand quelqu’un vient vous voir avec un problème, ne le résolvez pas pour lui. Accompagnez-le plutôt en lui demandant : “Quelles sont les causes de ce problème ? Quelles ressources avons-nous pour le régler ?”. Amenez-le à réfléchir pour qu’il essaie de le résoudre par lui-même. Cela renforcera son autonomie, et le valorisera. Apprenez lui à apprendre.

Si deux personnes viennent vous voir pour le même problème, profitez-en pour en parler lors du briefing ou de la réunion suivante. Et demandez à ces deux personnes d’exposer leur problème, ainsi que la solution retenue, face à leurs collègues. En faisant ainsi, vous anticipez certainement d’autres demandes du même type, sans compter qu’on apprend mieux quand on est formé par un pair plutôt que par un supérieur hiérarchique.

Faites animer vos réunions par vos collaborateurs à tour de rôle. Cela leur permettra de se rendre compte, tout d’abord, que ce n’est pas un exercice facile, et ils apprendront aussi à parler devant d’autres personnes. A la fin, faites un debriefing rapide avec l’animateur du jour, pour lui donner des feedbacks et des conseils sur sa façon d’animer. Donnez lui un objectif à atteindre pour la prochaine réunion qu’il animera (distribuer la parole de manière équitable, poser des questions au lieu de s’énerver…).

Faites un tableau des compétences. Sur la première ligne, écrivez les noms de vos collaborateurs. Sur la première colonne, les tâches principales assurées par votre service. Puis, à travers votre pratique et vos entretiens, déterminez qui sait faire quoi. Puis organisez, un fois par quinzaine par exemple, des sessions de formations entre collègues, de 2h maximum, en privilégiant d’abord les tâches qui ne sont assurées que par une seule personne dans le service, et en décomposant au besoin les objectifs de formation sur les tâches les plus complexes.

MINI-EXERCICE

Animer correctement une réunion demande de savoir s’adapter aux participants, qui ont tous des profils différents. Alors que feriez-vous face à :

1/ Un participant très bavard

2/ Un participant agressif

3/ Un participant très timide

Voir les résultats

1) Un participant très bavard

>> Rappeler l’ordre du jour et le temps imparti pour chaque point dès le début de la réunion, afin de pouvoir le lui rappeler le cas échéant. Rappelez à tous que vous souhaitez une réunion efficace, et courte si possible.

>> Profiter d’un moment de silence pour rebondir sur ce qu’il dit afin de clore le sujet, ou faire participer quelqu’un d’autre.

>> Selon les relations que vous entretenez avec lui, lui demander avec bienveillance et humour d’être synthétique “parce que ce n’est pas forcément son point fort”.

>> Le recadrer gentiment quand il s’éloigne trop du sujet.

2) Un participant agressif

>> Faire preuve d’empathie, sans se laisser marcher sur les pieds : “Je vois en effet que ce sujet t’agace ou t’énerve, peux-tu nous dire pourquoi ?”

>> Recadrez-le avec bienveillance mais fermeté s’il dépasse les bornes : “Écoute, je comprends que tu sois énervé/que tu ne m’apprécies pas, et tu en as le droit. En revanche, communiquer respectueusement entre nous est important. Es-tu d’accord avec moi ?”.

3) Un participant très timide

>> Responsabilisez-le. Demandez-lui par exemple d’être le “maître du temps”, c’est-à-dire de vous prévenir quand le temps imparti pour traiter un point est bientôt épuisé.

>> Interrogez-le, mais ni en premier (il risque de piquer un fard et d’être “paralysé”), ni en dernier (il risque de dire “ben, je pense comme les autres, ils ont tout dit”).

>> Posez lui des questions ouvertes, de manière à ce qu’il ne se contente pas d’un simple “oui” ou “non”.



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