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5 conseils pour gérer les urgences au travail

Publié le 11/03/2018 dans MICROCOACHING | Gestion du temps et du stress
5 conseils pour gérer les urgences au travail

Urgence… ce terme est de nos jours tellement utilisé qu’il en perd presque son sens. Et si l’urgence, c’était de se poser, de réfléchir, et de se demander comment nous pouvons travailler non pas plus ou plus vite mais mieux ?
Alors voici déjà 5 conseils à appliquer le plus tôt possible pour ne pas courir… derrière les urgences !

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Ne confondez pas importance et urgence. Nous faisons parfois certaines tâches sans réfléchir, parce qu’on nous a dit de les faire tout de suite ou par habitude. Mais ces tâches sont elles vraiment importantes ? L’urgence ne serait-elle pas de les déléguer, ou de faire d’abord les tâches qui vous donnent une vraie valeur ajoutée ?

Faites vous une feuille de route à la journée ! Comment, d’après vous, les pompiers (qui sont quand même les rois de l’urgence!) arrivent-ils à être si vite sur le lieu d’un incendie ? Parce qu’ils ne négligent jamais leur préparation ! Ils savent toujours exactement ce qu’ils doivent faire une fois rentrés à la caserne, notamment pour préparer leur prochaine intervention…

Notez sur une feuille, pendant une semaine ou deux, TOUT ce que vous faites pendant la journée, et le temps que vous prenez à chaque tâche. C’est fastidieux certes, mais cela vous donnera une bonne indication du temps que vous gagnez ou que vous perdez chaque jour, du temps consacré aux tâches “imprévues” et aux tâches planifiées etc.

Prévoyez des temps pour les imprévus dans la journée / semaine, selon le “taux” que vous avez observé (cf conseil n°3) et suivant vos rythme habituels. Par exemple, vous pouvez prévoir ces plages “libres” à des moments où vous savez que vous recevez beaucoup d’appels. Et si aucun imprévu ne se présente, profitez-en pour faire des tâches en retard.

Laissez vous toujours une marge de manœuvre, pour travailler plus confortablement. Deux RDV se suivent à l’extérieur ? N’oubliez pas d’inclure dans votre agenda le temps de transport, et prévoyez large. Le problème des agendas bourrés à la minute près, c’est justement quand on prend quelques minutes de retard !

MINI-EXERCICE

Animer correctement une réunion demande de savoir s’adapter aux participants, qui ont tous des profils différents. Alors que feriez-vous face à :

1/ Un participant très bavard

2/ Un participant agressif

3/ Un participant très timide

Voir les résultats

1) “Je suis moi aussi débordée et les devis ne sont jamais une urgence, sauf si tu as oublié de le faire avant d’aller voir le client ! C’est ton cas ?”

>> Accuser l’autre de mal travailler est ici un peu délicat, surtout si Erwan est réellement stressé : c’est le meilleur moyen de se disputer avec lui !

2) “Dis donc, tu as l’air stressé. Je suis débordée moi aussi et je dois faire certaines tâches très importantes… Quand dois-tu donner ce devis exactement ? Ça veut dire quoi pour toi en urgence ?”

>> C’est certainement la meilleure réponse à faire : en effet, Lise reconnaît qu’Erwan doit être stressé, mais verbalise aussi son propre stress et recadre la situation (elle a aussi des choses très importantes à faire). De plus, elle demande des informations précises sur l’urgence elle-même… en effet, il ne faut pas oublier que la notion d’urgence est intimement liée à la notion de délai et de durée, et que l’on ne peut juger de l’urgence d’une tâche qu’en sachant exactement le délai que l’on nous accorde et le temps que cela va prendre pour la faire. Ainsi, ici, “c’est urgent” signifiait “fais-le maintenant”. Mais si le devis est à faire pour le soir à 16h et qu’il est 9h, cela peut laisser quelques heures à Lise pour terminer ses tâches prioritaires ! Reste ensuite à savoir les raisons de cette urgence !

3) “Ok, je te le fais tout de suite. Mais je te préviens, si je me fais engueuler par le patron parce que je ne lui ai pas sorti ses chiffres ce sera de ta faute !”

>> En répondant ainsi, Lise pense rendre service à Erwan, alors même qu’elle n’en sait pas plus sur « l’urgence » du devis et sur le temps qu’ils lui faudra pour le faire. Alors oui, c’est vrai qu’elle lui rend service, mais en se desservant grandement et en se victimisant, du coup, de façon inutile…



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