Réponses à l’étude de cas – Gérer un collaborateur toujours débordé

Vous décidez d’alléger sa charge de travail, car il semble submergé. Cela lui permettra de souffler et de prendre du recul.

Cette solution a en effet plusieurs avantages :
◦ Elle répond aux symptômes visibles (fatigue, retard) et peut soulager Julien à court terme.
◦ Elle donne le sentiment d’un soutien immédiat.

Cependant ce n’est pas la plus pertinente, car :
◦ Elle ne modifie ni la priorisation ni les modes de fonctionnement de Julien.
◦ Elle entretient l’idée que le problème vient uniquement de la charge, et non des choix qu’il fait pour la prioriser.
◦ Le risque est élevé de voir la situation se reproduire rapidement.
◦ Elle reporte la charge de travail sur d’autres personnes : vous ou les autres membres de l’équipe, ce qui n’est idéal pour personne.
◦ Julien peut mal vivre cet allègement, et prendre votre décision comme un manque de confiance de votre part.

SCÉNARIO  

Vous demandez à Julien de mieux s’organiser et faire preuve de plus de rigueur dans sa planification et sa priorisation des tâches.

Peut-être pensez-vous que cette solution permet de “responsabiliser” Julien.

Cependant, tout ce que vous risquez de faire est de le culpabiliser encore plus, sans générer de changements réels.
En effet, sans accompagnement de votre part, cette demande demeure floue et abstraite, et ne permet pas à Julien de mettre en place des leviers concrets pour changer son organisation. D’ailleurs, il vous a lui-même dit qu’il manquait de temps pour prendre du recul et mieux s’organiser, donc en le recadrant ainsi, vous ne faites que lui poser une injonction supplémentaire qu’il ne pourra pas respecter.

Julien risque donc d’ “imploser” (burn-out, manque de confiance en soi…), ou d’ “exploser” (par exemple la prochaine fois que ces collègues lui demanderont de l’aide sur un dossier épineux…), ce qui serait quand même dommage…

Vous interrogez Julien sur sa stratégie en termes de gestion du temps et sur les choix qu’il fait en terme de priorisation.e. 

L’idée ici est plutôt d’accompagner Julien dans l’analyse de son fonctionnement afin qu’il traite la cause du problème (ses choix, ce que signifie “être efficace” pour lui…) et non les symptômes (ses retards, son sentiment d’être débordé).

Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
◦ Lui demander de noter, pendant deux semaines, un relevé précis de ses tâches, horaires, et des interruptions qu’il subit. Le but n’est évidemment pas de le “fliquer”, mais de poser un constat objectif afin de pouvoir trouver des leviers d’action plus facilement
◦ L’interroger sur les demandes qu’il traite pour autrui : le fait-il par réflexe, pour faire plaisir, ou parce que ces demandes sont vraiment importantes et urgentes ? Comment les priorise t-il ?
◦ L’interroger également sur ce qu’il considère comme ses tâches essentielles et sur ce qu’il met en place pour les mener à bien.
◦ Lui proposer, concrètement, de “sanctuariser“ une à deux demies-journées par semaine (c’est-à-dire de l’autoriser à se rendre indisponible), afin qu’il puisse avancer sur les dossiers stratégiques, et non sur les urgences opérationnelles ou les demandes des collègues.