Comment mener des entretiens rapides et efficaces ?
Les occasions de faire des entretiens avec des collaborateurs, des clients, des fournisseurs, des partenaires sont nombreuses, mais peuvent se révéler affreusement chronophages si on ne sait pas (se) fixer des limites et cadrer la durée de ces rendez-vous. Alors comment conduire des entretiens rapides et efficaces ?
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Prenez rendez-vous. Cela vous permettra déjà de vous mettre d’accord sur une durée maximum et de vérifier que vous comme votre interlocuteur êtes réellement disponibles. Et soyez ponctuel, surtout si votre journée est très chargée ! Un retard de 15 minutes le matin peut se transformer en course contre la montre au fur et à mesure que la journée passe.
Rappelez la durée prévue pour l’entretien dès le début, ainsi que votre objectif, les différents points à voir, etc. Mieux vaut montrer dès le début que vous ne souhaitez pas perdre de temps. Attention cependant, parce que certains entretiens (comme l’entretien de re-motivation) demandent au contraire du temps, de la compréhension et de la disponibilité.
Canalisez les bavards (et ceux qui font des digressions importantes) rapidement et avec humour. Laissez-leur un petit espace de parole « libre » pour qu’ils se sentent écoutés, mais recadrez rapidement : « Bon, j’aimerais bien continuer à parler de nos vacances mais je crois que le boss ne serait pas d’accord ! Alors, nous avons 3 points à voir… ».
Allez droit au but ! Si vous voulez gagner du temps, ce n’est pas la peine de tourner autour du pot. Évidemment, cela n’empêche pas de faire preuve de tact si nécessaire ! Mais vous pouvez prévenir votre interlocuteur en disant par exemple : « Bien, j’aimerais utiliser le temps que nous avons ensemble au mieux, alors allons-y tout de suite… ».
MINI-EXERCICE
Jérémy manage une équipe de 4 personnes, et cette année, il doit prendre rendez-vous avec Barbara pour conduire son entretien de parcours professionnel (EPP). Barbara, est adorée des clients et contribue à mettre une ambiance conviviale dans l’équipe, grâce à son bagout inégalable. Problème : elle ne réserve pas ses anecdotes qu’à ses clients et est extrêmement bavarde au quotidien. Jérémy se dit qu’il doit placer l’entretien à un moment stratégique pour perdre le moins de temps possible.
Quel est donc, selon vous, le meilleur horaire pour fixer l’entretien ?
1/ À 8h30, dès qu’elle arrive
2/ À 11h30
3/ À 14h
4/ À 17h
Vous savez depuis longtemps à quel point nous tenons à la personnalisation ; chaque client et chaque situation sont uniques. Nos formateurs-coachs s’adaptent à votre contexte et conjuguent questionnement et exercices pratiques pour vous permettre d’atteindre vos objectifs.