4 conseils à suivre quand on anime un entretien annuel
L’entretien annuel d’évaluation est souvent un passage obligé pour les managers. Et si ce n’est pas toujours un exercice facile, c’est pourtant un outil managérial qui peut se révéler réellement utile, que ce soit en terme de gestion des compétences ou de remotivation de ses collaborateurs. Attention cependant à bien suivre les 4 conseils suivants :
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Lorsque vous fixez le RDV et que vous donnez le support de l’entretien au collaborateur afin qu’il prépare l’entretien de son côté, n’oubliez pas de donner du sens à ce moment. Insistez sur le fait que c’est un moment d’échanges, qui permet justement de faire le bilan de l’année écoulée, de parler des échecs comme des réussites, et que vous serez alors ouvert à toute suggestion de la part du collaborateur.
Ne confondez pas compétences et aptitudes. Une compétence s’exprime sous la forme d’un verbe d’action, elle peut s’apprendre, se perfectionner à travers des formations, des tutorats… Une aptitude est un talent, souvent propre à chaque individu et qui le rend spécifique, une sorte de potentiel que l’on peut exploiter mais qui est souvent impossible à mesurer réellement (comme la créativité, le sens de l’organisation…).
Lors de l’entretien d’évaluation, ce sont donc les compétences que l’on évalue. Ces compétences sont souvent listées sur la fiche de poste du collaborateur. Le but de l’entretien annuel est donc de vérifier que le collaborateur assume 100% de sa fiche de poste, et, si ce n’est pas le cas, de lui fixer des objectifs en lien avec ces compétences non acquises.
N’hésitez pas à “sortir du cadre” de la trame de l’entretien annuel. Ce type d’entretien est, certes, très formalisé. Cependant, il est important de savoir que l’on peut discuter de manière plus informelle avec ses collaborateurs, surtout si ces derniers en ressentent le besoin (si, par exemple, ils se mettent à vous parler d’une difficulté ou d’une contrainte d’ordre privé). Accueillez plutôt ces “confidences” en les remerciant de leur confiance.
MINI-EXERCICE
Séverine est manager d’une équipe de 6 personnes. Pendant un entretien annuel, elle reçoit de la part d’un de ses collaborateurs, Jérôme, une remarque cinglante sur le fait qu’il ne sent pas réellement accompagné et qu’il ne trouve pas Séverine suffisamment présente et disponible. Comment, selon vous, doit-elle réagir à cette critique ? Choisissez la réponse qui vous semble la plus adaptée :
1/ Je suis désolée mais nous ne sommes pas là pour évaluer mon travail, mais le tien.
2/ J’ai beaucoup de travail en ce moment, mais je vais faire des efforts à l’avenir ok ?
3/ Je suis désolée que tu aies ce ressenti, c’est bien que tu me le dises. Que me suggères-tu pour que tu te sentes mieux accompagné ?
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1/ Je suis désolée mais nous ne sommes pas là pour évaluer mon travail, mais le tien.
➜ C’est une réponse maladroite et qui dénote que Séverine est sur la défensive. Elle doit comprendre que ses collaborateurs peuvent lui faire des feedbacks sur son travail de manager pendant l’entretien annuel, puisque l’encadrement qu’elle leur prodigue (ou pas) conditionne aussi leurs performances.
2/ J’ai beaucoup de travail en ce moment, mais je vais faire des efforts à l’avenir ok ?
➜ Séverine réagit à la remarque de Jérôme en se justifiant : “j’ai beaucoup de travail”, et en promettant de “faire des efforts”, ce qui est un engagement assez vague et finalement peu satisfaisant. Jérôme peut penser que Séverine fait cette réponse pour l’apaiser, mais que rien de concret ne sortira réellement de cet entretien (puisqu’il est déjà assez peu probable que Séverine ait moins de travail à l’avenir et qu’elle puisse ainsi dégager plus de temps pour l’accompagnement de ses équipes).
3/ Je suis désolée que tu aies ce ressenti, c’est bien que tu me le dises. Que me suggères-tu pour que tu te sentes mieux accompagné ?
➜ Séverine ici ne se justifie pas, mais fait preuve d’empathie. Elle accepte la remarque de son collaborateur et arrive même à le remercier de sa franchise. De plus, elle lui demande de faire des propositions pour améliorer sa pratique, ce qui est toujours une bonne idée, car cela permet à Jérôme de ne pas être seulement dans la critique mais de prendre part à l’émergence d’une solution. La réponse 3 est donc la meilleure des 3 réponses proposées.
Vous savez depuis longtemps à quel point nous tenons à la personnalisation ; chaque client et à chaque situation est unique. Nos formateurs-coachs s’adaptent à votre contexte et conjuguent questionnement et exercices pratiques pour vous permettre d’atteindre vos objectifs.