6 astuces pour gérer son temps comme un Président Américain !

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Demandez-vous quelle est votre mission prioritaire sur le poste que vous occupez, c’est à dire votre objectif principal. Par exemple, si vous êtes responsable formations, votre objectif principal peut être défini ainsi : faire en sorte que 30% des employés fassent au moins une formation interne ou externe chaque année.

Pour la semaine qui arrive, dressez une liste de toutes vos tâches habituelles ou ponctuelles. Essayez d’être le plus exhaustif possible. Ensuite, essayez d’attribuer à chaque tâche une durée approximative d’exécution. Pour les tâches très fragmentées comme la gestion des e-mails, déterminez “grosso modo” leur durée globale quotidienne.

Attribuez ensuite à chaque tâche un degré d’urgence, de 0 à 3 : 0 caractérisant les tâches pouvant attendre plusieurs jours ou plusieurs semaines avant d’être faites, et 3 caractérisant celles qui doivent être exécutées très rapidement (dans la journée par exemple).

Attribuez à chaque tâche un degré d’importance, de 0 à 3 : mettez 3 à une tâche qui correspond complètement à votre objectif principal, et 0 à une tâche qui est en dehors de ce cadre. C’est essentiel de faire cela, car quand tout est urgent, c’est le degré d’importance de chaque tâche qui va déterminer sa priorité dans votre agenda.

Exécutez en priorité les tâches dont l’importance et l’urgence sont à 3, en commençant par celles pour lesquelles vous n’avez que peu de goût ou d’intérêt. Et planifiez immédiatement les tâches très importantes mais peu urgentes dans votre agenda, à des moments calmes où vous pourrez vous concentrer.