Le COVID 19 impacte le travail de beaucoup d’entre vous : collaborateurs, managers, travailleurs indépendants, chefs d’entreprise… Nous devons tous trouver des moyens pour continuer à travailler ensemble, et donc pour communiquer efficacement en cette période de confinement, tout en gérant l’anxiété que cette dernière peut provoquer. Alors quelles sont les meilleures pratiques à mettre en place rapidement ?
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MINI-EXERCICE
Choisissez le médium de communication qui vous semble le plus indiqué dans les situations suivantes (dans un cadre de management à distance) :
1/ Donner une information à l’ensemble de votre équipe.
2/ Prendre une décision collective concernant l’organisation de votre équipe.
3/ Expliquer une procédure complexe à un collaborateur.
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1/ Donner une information à l’ensemble de votre équipe.
➜ La prise de décision stochastique n’est ni plus ni moins que faire “pile ou face” pour faire un choix difficile. C’est une méthode certes peu employée dans le monde professionnel (ou, si elle est employée, les décideurs ne l’avoueront jamais !), mais qui peut paraître rapide, simple, et surtout impartiale dans certaines situations, notamment dans le cadre de décisions dont toutes les conséquences possibles sont clairement comprises et apparaissent équivalentes entre elles. Faute de critères sérieux pour se décider, pourquoi ne pas s’en remettre au hasard ?
2/ Prendre une décision collective concernant l’organisation de votre équipe.
➜ Si vous devez échanger, discuter, collecter de l’information avant de prendre votre décision, la visio-conférence est la plus indiquée, sauf si votre équipe comporte plus de 10 personnes. Pensez également à utiliser des outils comme Klaxoon par exemple, qui vous permet de créer des sondages et de compiler les réponses plus facilement. Vous pouvez aussi essayer ensemble des outils de brainstorming créatif, comme “METRO RETRO”, qui permet de partager un tableau blanc en ligne, pour favoriser l’expression de chacun.
3/ Expliquer une procédure complexe à un collaborateur.
➜ Pour expliquer une procédure complexe, commencez par envoyer un email avec la procédure écrite (si elle existe), afin que votre collaborateur se familiarise avec elle dans un premier temps, et demandez-lui de vous envoyer par écrit ses questions éventuelles. Puis, une fois que vous en aurez pris connaissance, utilisez la visio-conférence ou le téléphone, pour faire un vrai briefing en bonne et due forme. Cela peut paraître long, mais c’est encore une fois une façon d’investir du temps pour en gagner par la suite. Mettez en place des échéances de contrôle intermédiaires afin de vérifier que votre collaborateur avance bien dans son travail. Dans tous les cas, soyez sûr.e que vous devrez répéter les mêmes choses plusieurs fois et sous plusieurs formes si vous souhaitez être compris.e, la compréhension de messages complexes diminuant de façon drastique quand la distance augmente.