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5 conseils pour communiquer à distance en situation exceptionnelle

Publié le 01/04/2020 dans MICROCOACHING | Communication professionnelle

5 conseils pour communiquer à distance en situation exceptionnelle
Le COVID 19 impacte le travail de beaucoup d’entre vous : collaborateurs, managers, travailleurs indépendants, chefs d’entreprise… Nous devons tous trouver des moyens pour continuer à travailler ensemble, et donc pour communiquer efficacement en cette période de confinement, tout en gérant l’anxiété que cette dernière peut provoquer. Alors quelles sont les meilleures pratiques à mettre en place rapidement ?

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Avant toute chose, utilisez le même moyen de communication pour joindre les membres de votre équipe : que ce soit Zoom, Teams, Whatsapp, ou encore Gotomeeting, le tout est de faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes, surtout si votre équipe ne travaille jamais à distance habituellement.

Le but est tout d’abord de bien maîtriser l’outil : organisez donc une à trois sessions de “prise en main”, où vous pourrez tester les différentes fonctionnalités ensemble. Mettez à disposition des tutoriels, faites des binômes entre personnes expérimentées et novices. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe se soient bien approprié l’outil choisi, et le maîtrisent suffisamment bien pour être opérationnels.

Mettez en place des rituels, et respectez-les. En cette période anxiogène, où l’incertitude est partout, le but est de rassurer vos collaborateurs. Créez des rituels de reporting / feedback quotidiens ou hebdomadaires selon votre activité et selon le degré d’autonomie de votre équipe. Veillez à organiser au moins une visio-conférence collective au moins une fois par semaine, afin de maintenir une certaine cohésion entre vos collaborateurs, isolés chacun dans leur coin.

Au début de chaque réunion collective hebdomadaire, prenez 15 minutes pour échanger de manière informelle avec vos collaborateurs. En effet, à cause des conditions actuelles, les bavardages habituels (ce qu’on appelle le “small talk”) ont tendance à disparaître, ce qui est préjudiciable à l’esprit d’équipe.

Le télétravail est souvent propice à la concentration surtout si vous travaillez habituellement en open-space… sauf si vous tombez dans le piège de l’hyperdisponibilité. Mettez donc en place des plages horaires pour vous joindre au téléphone, et en dehors de ces plages, priorisez les différents moyens de communication : mettez vous d’accord sur le fait que le téléphone concerne les urgences seulement (c’est-à-dire les vrais problèmes), et traitez tout le reste par mail.

MINI-EXERCICE

Choisissez le médium de communication qui vous semble le plus indiqué dans les situations suivantes (dans un cadre de management à distance) :

 1/ Donner une information à l’ensemble de votre équipe.
2/ Prendre une décision collective concernant l’organisation de votre équipe.
3/ Expliquer une procédure complexe à un collaborateur.

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 1/ Donner une information à l’ensemble de votre équipe.
La prise de décision stochastique n’est ni plus ni moins que faire “pile ou face” pour faire un choix difficile. C’est une méthode certes peu employée dans le monde professionnel (ou, si elle est employée, les décideurs ne l’avoueront jamais !), mais qui peut paraître rapide, simple, et surtout impartiale dans certaines situations, notamment dans le cadre de décisions dont toutes les conséquences possibles sont clairement comprises et apparaissent équivalentes entre elles. Faute de critères sérieux pour se décider, pourquoi ne pas s’en remettre au hasard ?

2/ Prendre une décision collective concernant l’organisation de votre équipe.
Si vous devez échanger, discuter, collecter de l’information avant de prendre votre décision, la visio-conférence est la plus indiquée, sauf si votre équipe comporte plus de 10 personnes. Pensez également à utiliser des outils comme Klaxoon par exemple, qui vous permet de créer des sondages et de compiler les réponses plus facilement. Vous pouvez aussi essayer ensemble des outils de brainstorming créatif, comme “METRO RETRO”, qui permet de partager un tableau blanc en ligne, pour favoriser l’expression de chacun.

3/ Expliquer une procédure complexe à un collaborateur.
Pour expliquer une procédure complexe, commencez par envoyer un email avec la procédure écrite (si elle existe), afin que votre collaborateur se familiarise avec elle dans un premier temps, et demandez-lui de vous envoyer par écrit ses questions éventuelles. Puis, une fois que vous en aurez pris connaissance, utilisez la visio-conférence ou le téléphone, pour faire un vrai briefing en bonne et due forme. Cela peut paraître long, mais c’est encore une fois une façon d’investir du temps pour en gagner par la suite. Mettez en place des échéances de contrôle intermédiaires afin de vérifier que votre collaborateur avance bien dans son travail. Dans tous les cas, soyez sûr.e que vous devrez répéter les mêmes choses plusieurs fois et sous plusieurs formes si vous souhaitez être compris.e, la compréhension de messages complexes diminuant de façon drastique quand la distance augmente.

Pour aller plus loin

Découvrez 2 ateliers à distance (classes virtuelles) :

>> COMMUNIQUER EN SITUATION EXCEPTIONNELLE (12 heures réparties sur 2 jours : 9h/12h et 13h45/16h45)

➜ 7-8 avril 2020

➜ 15-16 avril 2020

➜ 23-24 avril 2020

>> Le télétravail en période de confinement (6 heures en 2 demi-journées : 9h/12h et 13h45/16h45)

➜ 6 avril (13h45-16h45) & 10 avril (13h45-16h45)

➜ 14 avril (9h00-12h00) & 17 avril (13h45-16h45)

➜ 20 avril (13h45-16h45) & 23 avril (13h45-16h45)

➜ 27 avril (13h45-16h45) & 30 avril (13h45-16h45)



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