Les 5 secrets de ceux qui rayent toujours toute leur “to-do list”
Une “to-do list” est l’outil inévitable et indispensable d’une personne bien organisée. C’est tout simplement la liste des choses à faire dans la journée, liste que l’on raye avec délectation après avoir fait chaque tâche, ce qui nous motive pour passer à la suivante… Alors comment mettre un trait sur chaque ligne de cette liste ?
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Commencez toujours vos journées par les tâches qui vous plaisent le moins et terminez par celles qui vous plaisent le plus. Ainsi, plus le temps passera, plus ce que vous ferez se révélera agréable. Alors que si vous laissez ce qui ne vous plaît pas pour la fin de journée, vous pouvez être sûr de toujours trouver quelque chose de mieux à faire.
Prenez le temps, dans la journée, de barrer sur votre “to-do list” les tâches que vous avez déjà exécutées. Cela peut se révéler assez jouissif et très motivant, surtout si vous avez suivi le premier conseil et avez commencé par un travail que vous détestez. De plus, cela permet de faire une pause pour faire le point afin de réajuster les priorités si besoin.
Regroupez les tâches courtes et de même nature sur le même créneau horaire. Par exemple, essayez de passer tous vos coups de fil en même temps : cela évite surtout de se disperser et permet de rester concentré quand on en a vraiment besoin.
Réservez-vous du temps pour effectuer du classement : ne laissez pas les papiers s’accumuler autour de vous. Faire de l’ordre autour de soi aide à mettre de l’ordre dans son “espace intérieur” et à recharger ses batteries. Et cela vous évitera aussi de chercher ce satané dossier pendant 30 minutes…
Allégez votre “to-do list” ! Évidemment, vous n’arriverez pas à la terminer si elle est complètement irréaliste ! Alors évaluez le temps que vous prenez pour faire chaque tâche inscrite dessus et faites les totaux : votre temps consacré à ces tâches planifiées ne doit pas dépasser 70% de votre temps disponible au bureau, car les 30% de temps restant doivent demeurer libres pour les urgences, incidents et autres surprises…
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Agenda ou “to-do list” ?
Un agenda (manuscrit ou électronique) est un outil différent de la “to-do list”. Mais que marque t-on sur l’un que l’on ne marque pas sur l’autre ? Aidez Jean-Michel, un manager qui souhaite mieux s’organiser, et dites-lui s’il doit marquer les éléments suivants sur son agenda ou sur sa “to-do list” :
1/ RDV avec Fournisseur Basquier, 115 cours de la Martinique, 11H-12H (déjeuner aussi ?)
2/ Voir Jean Michel ==> retards livraisons.
3/ Appeler Pierre pour congés Pâques.
4/ Cours de danse de salon, 19H/21H, 32 Rue des Mathurins. Prévoir vêtements de rechange.
5/ Site Embaltout.com. Voir tarifs.
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A noter dans l’agenda
➜ 1/ RDV avec Fournisseur Basquier, 115 cours de la Martinique, 11H-12H (déjeuner aussi ?)
➜ 4/ Cours de danse de salon, 19H/21H, 32 Rue des Mathurins. Prévoir vêtements de rechange.
A noter dans la “to-do list”
➜ 2/ Voir Jean Michel ==> retards livraisons.
➜ 3/ Appeler Pierre pour congés Pâques.
➜ 5/ Site Embaltout.com. Voir tarifs.
▼ L’agenda et la “To-do list” sont en effet deux outils différents mais très complémentaires.
La fonction principale de l’agenda est de voir d’un seul coup d’oeil vos créneaux occupés ou libres de la semaine et de planifier à l’avance vos activités importantes. Pour être fonctionnel, il doit donc être le plus clair et le moins raturé possible (pensez à écrire au crayon à papier si vous utilisez un agenda papier par exemple). Ainsi, l’agenda doit afficher uniquement les plages de temps bloquées , les RDV importants et les informations utiles à ces RDV (horaires, adresse, numéro de téléphone…). De plus, l’agenda de certains managers, directeurs ou commerciaux, doit rester visible et compréhensible par d’autres personnes (assistants, subordonnés…), d’où cette obligation de clarté. Attention, lors des RDV à l’extérieur, de bien inclure dans la plage de temps occupé les temps de trajets nécessaires.
Vous pouvez tout à fait inclure dans votre agenda une obligation personnelle si elle est sous la forme d’un RDV délimité dans le temps (comme le cours de danse). De plus, marquer ainsi ses RDV personnels sur son agenda permet de “réserver” du temps pour sa vie personnelle et de faire de ces RDV des “priorités”, ce qui est évidemment très important pour son équilibre personnel, surtout si l’on a tendance à beaucoup travailler. À faire seulement si votre agenda n’est pas public (ou en mettant juste la mention “occupé” si besoin est).
En revanche, la “to-do list” est une feuille que l’on jette chaque jour après avoir écrit celle du lendemain et fait son bilan d’activité (qu’est-ce que j’ai fait, qu’est-ce que je n’ai pas fait et pourquoi). Elle peut donc être modifiée, griffonnée et raturée à souhait. Elle énumère tout simplement les tâches que vous avez à faire dans la journée, en leur donnant si possible un ordre de priorité. Vous pouvez également noter dessus toutes vos idées quand elles vous viennent à l’esprit. La fonction principale de cette “to-do list” est de se libérer l’esprit en mettant par écrit ce que l’on ne peut retenir (notre mémoire a tendance à saturer quand on lui demande de retenir plus de 7 choses à la fois).
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