Institut François Bocquet
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CertifianteNouveau

Formation : CPFFP - Les compétences de l'assistant(e) polyvalent(e)

Code web : 8PCMA
Adaptation possible : en Intra En savoir plus

Objectifs de la formation

- Maîtriser la fonction dans sa diversité sans perdre de vue l'essentiel.

- Parvenir néanmoins à se concentrer sur les taches prioritaires lorsqu'on est constamment sollicité.

- Assurer efficacement (et harmonieusement) la fonction d'interface au coeur d'une entreprise ou d'un service.

- S'affirmer sereinement dans ses différentes missions.

- Établir et maintenir dans la durée des relations professionnelles transparentes, évolutives et constructives.

- Établir des relations de partenariat aussi efficaces que possible avec son responsable.

- Développer son autonomie et son esprit d'initiative.

À qui s'adresse cette formation ?

Assistant(e)s confirmé(e)s.

Assistant(e)s de direction nouvellement promu(e)s.

Chargé(e)s de mission amené(e)s à devoir prendre des responsabilités en l'absence de leur responsable.

Collaborateurs(trices) amenés à devoir remplacer en leur absence des directeurs ou des cadres dirigeants.

Prérequis

Le stagiaire possède une expérience minimum d'une année en entreprise.

Procédure d'évaluation

Une procédure a été mise en place afin de vérifier les prérequis.

Lors de la préinscription, les candidats sont amenés à répondre à 4 questions afin de confirmer leur niveau initial (prérequis). Une seconde procédure a été mise en place afin de vérifier le niveau de compétences des candidats. Ces derniers sont amenés à répondre à un QCM composé de 10 questions envoyé par mail qui sera analysé et validé par un certificateur avant l'inscription.

Elles recouvrent les différents thèmes approfondis lors de la certification : savoir-faire et savoir être.

Le nombre de participants sera limité à 12 afin de pouvoir approfondir les thèmes abordés avec chaque personne et de garantir les meilleures conditions à la certification.

PROGRAMME TOTAL EN 7 jours
PRIX : 2990 € HT (3588 € TTC) - Repas du midi offert
Module 1[4 jours]CPFFP - Les compétences de l'Assistant(e) de Direction
Clarifier son rôle et ses fonctions dans l'entreprise
• Savoir se faire (re)connaître à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.
• Développer son rayonnement personnel par l'affirmation de soi : savoir se faire respecter, même quand ce n'est pas facile.
• Valoriser son image professionnelle : de la maîtrise de son apparence à celle de son langage.
• Faire évoluer sa fonction vers plus de polyvalence : se former et s'auto-former efficacement.
• Rester capable de dédramatiser, de relativiser et de faire la part entre sa personne et sa fonction.
Se concentrer sur ses priorités
• Identifier ses priorités réelles... et celles qui voudraient se faire passer pour telles.
• Savoir protéger sa concentration des interruptions continuelles, des appels interminables et du "spam" sous toutes les formes.
• Identifier ses freins personnels à une bonne gestion du temps : perfectionnisme et besoin d'être sympathique à tout prix.
• Comment gérer le temps avec son responsable : clarifier la hiérarchie de ses priorités et sa marge d'autonomie.
• Savoir négocier un objectif, un délai, des moyens adaptés.
Affirmer sa fonction d'interface au coeur de l'entreprise
• Organiser une réunion, un déplacement, un événement en tenant compte des paramètres matériels et humains.
• Recueillir, coordonner et redistribuer l'information au sein d'une équipe, d'un service, de l'entreprise, de la clientèle, du grand public. Classer et archiver l'information.
• Les outils numériques de productivité : gérer sa messagerie, son calendrier, son gestionnaire de tache ou de projet. S'initier aux réseaux sociaux pour promouvoir son entreprise.
• Élaborer des documents irréprochables : note d'information, compte-rendu, courrier-type, lettre commerciale, e-mail, procédure.
Communiquer efficacement au quotidien
• S'exprimer de façon claire et positive : accueil, téléphone, entretien en tête-à-tête, réunion.
• Maîtriser la puissance du langage des gestes et des postures : mettre en pratique tous les outils de l'influence émotionnelle.
• Critiquer sans démotiver, réagir à la critique sans s'énerver, être capable de mettre en mot ses émotions sans agressivité inutile.
• Gérer les cas difficiles : les bavards, les manipulateurs, les psychorigides, les r'leurs perpétuels, les aigris qui démotivent l'équipe sournoisement.
• Refuser sans blesser, abréger courtoisement une conversation qui s'éternise, se débarrasser avec tact d'un visiteur qui s'incruste.
+
Module 2[2 jours]CPFFP - Profession Assistant(e) : les compétences
Travailler en binôme avec son responsable
• La Constitution d'un tandem efficace : savoir utiliser les complémentarités de caractères et de compétences, accorder ses horaires...et son tempérament.
• Comment être force de proposition et accompagner la présentation d'un problème, d'une solution préconisée ?
• L'art d'échanger de façon brève et synthétique avec son responsable : de l'entretien minute aux échanges approfondis sur les questions de méthode et les dossiers de fond.
• L'évolution de sa fonction vers la prise en charge de missions, fonctions spécialisées ou projet nouveaux. Comment "réinventer" périodiquement son poste ?
Renforcer son autonomie
• L'image professionnelle et la représentation de son responsable en son absence : réconcilier la courtoisie avec la fermeté.
• Comment renforcer son estime de soi pour s'affirmer sans complexe dans le refus comme dans l'initiative.
• Le renforcement de la confiance en soi : exprimer ses émotions avec sobriété et habileté.
• La gestion du stress générée par les personnalités toxiques : agressions, jalousie, tentatives de manipulation, d'intimidation ou d'infantilisation.
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Module 3[1 jour]Atelier de Certification Qualité Assistant(e) (CQA)
L'épreuve de certification
• L'épreuve de certification dure une journée entière. Elle se déroule sous la conduite de consultants-évaluateurs accrédités, selon trois méthodes complémentaires :
1. Un corpus de tests écrits pour évaluer les connaissances théoriques des candidats.
2. De nombreuses mises en situation dynamiques entre candidats et/ou consultants pour valider leurs compétences comportementales.
3. Des entretiens individuels pour échanger sur l'utilisation sur le terrain des aptitudes certifiées.
• Si l'évaluation n'est pas concluante, une autre journée de certification sera proposée au candidat.
Les aptitudes évaluées
1. Clarifier ses fonctions et ses missions.
2. Se concentrer sur ses priorités.
3. Assumer une fonction d'interface.
4. Communiquer efficacement dans les relations interpersonnelles.
5. Travailler en binôme.
6. Travailler de manière autonome.
Fiches conseils et exercices pratiques