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Formation pour les assistantes de direction

L'assistant(e) de direction
S'affirmer sereinement dans ses fonctions

< 1ère journée > Clarifier son rôle et ses fonctions dans l’entreprise

• Clarifier ses responsabilités et sa marge d’autonomie.
• Savoir se faire (re)connaître à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.
• Développer son rayonnement personnel par l'affirmation de soi : se débarrasser des freins intérieurs nuisibles.
• Valoriser son image professionnelle : de la maîtrise de son apparence à celle de son langage.
• Faire évoluer sa fonction vers plus de polyvalence : se former et s'auto-former efficacement.
• Se faire apprécier en douceur : ce qu'on peut dire/faire, ce qu'on doit taire/refuser.
• Savoir se faire respecter, même quand ce n’est pas facile.
• Rester capable de dédramatiser, de relativiser et de faire la part entre sa personne et sa fonction.

< 2ème journée > Gérer vos priorités… et ce qui pourrait vous en distraire

• Identifier ses priorités réelles… et celles qui voudraient se faire passer pour telles.
• Faire face aux sollicitations continuelles. Distinguer votre cœur de métier et la dramatisation des petites crises relationnelles.
• Savoir se protéger des intrusions intempestives (mobile) et protéger sa concentration.
• Identifier ses freins personnels à une bonne gestion du temps : dépasser à la fois son perfectionnisme, son besoin d’être sympathique à tout prix, sa tendance à remettre à plus tard ou à faire une fixation sur un obstacle… ou un(e) adversaire.
• L’art de la simplicité en matière de communication : savoir être concise, concrète, directe.
• Communiquer au quotidien : refuser sans blesser ; abréger courtoisement une conversation qui s’éternise ; se débarrasser avec tact d’un visiteur qui s’incruste ; savoir rendre service sans se laisser manger.
• Comment gérer le temps avec votre responsable : prendre le temps de clarifier la hiérarchie de vos priorités et de votre marge d’autonomie.
• Savoir renégocier un objectif ou un délai, demander de l’aide ou des moyens supplémentaires.

< 3ème journée > Affirmer sa fonction d’interface au cœur de l’entreprise

• Tisser et entretenir son réseau personnel : développer des relations efficaces, confiantes et personnalisées.
• Recueillir, organiser, administrer et diffuser l'information : savoir être exigeant(e) avec ses collaborateurs… et avec soi-même.
• Coordonner de façon cohérente les flux d’information à l’intérieur de l’entreprise.
• Mettre au point un système de classement rapide et accessible à tous.
• Rédiger de façon claire, simple, concise, correcte et pertinente.
• Contribuer à l’élaboration de documents irréprochables : note d’information, compte-rendu, courrier-type, lettre commerciale, e-mail, procédure.
• Maîtriser les règles fondamentales de l'accueil au téléphone ou en tête-à-tête : la fonction de représentation de l’assistant(e) de direction.

< 4ème journée > Communiquer efficacement au quotidien

• Pratiquer efficacement l’écoute active et sereine : comment conserver tous ses moyens dans un conflit ouvert ou masqué ?
• Savoir analyser, canaliser et verbaliser sereinement ses émotions pour faire évoluer ou débloquer une situation non satisfaisante.
• S'exprimer de façon claire et positive à l’occasion d’un entretien en tête-à-tête ou d’une réunion.
• Maîtriser la puissance du langage des gestes et des postures : mettre en pratique tous les outils de l’influence émotionnelle.
• Critiquer sans démotiver, réagir à la critique sans s’énerver, être capable de mettre en mot ses émotions sans agressivité inutile.
• Protéger la relation, même en situation de crise.
• Gérer les cas difficiles : les bavards, les manipulateurs, les psychorigides, les violents, les râleurs perpétuels, les aigris qui démotivent l’équipe sournoisement. Déjouer les pièges du double jeu.
• Savoir transformer son stress en source de motivation et de remise en cause personnelle.