Institut Francois Bocquet, centre de formation professionnelle

L'assistant(e) de direction

s’affirmer sereinement dans ses fonctions

A qui s'adresse cette formation ?

  • Assistant(e)s de direction nouvellement promu(e)s ou souhaitant acquérir de nouveaux outils.
  • Chargé(e)s de mission.
  • Collaborateurs(trices) amenés à devoir remplacer en leur absence des directeurs ou des cadres dirigeants.

Objectifs

  • Assurer efficacement (et harmonieusement) la fonction d’interface au cœur d’une entreprise ou d’un service.
  • Parvenir néanmoins à se concentrer sur les tâches prioritaires lorsqu'on est constamment sollicité.
  • S’affirmer sereinement dans ses différentes missions.
  • Savoir se faire respecter en douceur en toutes circonstances.
  • Etablir et maintenir dans la durée des relations professionnelles transparentes, évolutives et constructives.

Programme

1ère journée

Clarifier son rôle et ses fonctions dans l’entreprise

  • Clarifier ses responsabilités et sa marge d’autonomie.
  • Savoir se faire (re)connaître à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.
  • Développer son rayonnement personnel par l'affirmation de soi : se débarrasser des freins intérieurs nuisibles.
  • Valoriser son image professionnelle : de la maîtrise de son apparence à celle de son langage.
  • Faire évoluer sa fonction vers plus de polyvalence : se former et s'auto-former efficacement.
  • Savoir se faire respecter, même quand ce n’est pas facile.
  • Se faire apprécier en douceur : ce qu'on peut dire/faire, ce qu'on doit taire/refuser.
  • Rester capable de dédramatiser, de relativiser et de faire la part entre sa personne et sa fonction.

2ème journée

Gérer vos priorités… et ce qui pourrait vous en distraire

  • Identifier ses priorités réelles… et celles qui voudraient se faire passer pour telles.
  • Faire face aux sollicitations continuelles. Distinguer votre cœur de métier et la dramatisation des petites crises relationnelles.
  • Savoir se protéger des intrusions intempestives (mobile) et protéger sa concentration.
  • Identifier ses freins personnels à une bonne gestion du temps : dépasser à la fois son perfectionnisme, son besoin d’être sympathique à tout prix, sa tendance à remettre à plus tard ou à faire une fixation sur un obstacle… ou un(e) adversaire.
  • Comment gérer le temps avec votre responsable : prendre le temps de clarifier la hiérarchie de vos priorités et de votre marge d’autonomie.
  • Savoir renégocier un objectif ou un délai, demander de l’aide ou des moyens supplémentaires.
  • L’art de la simplicité en matière de communication : savoir être concise, concrète, directe.
  • Communiquer au quotidien : refuser sans blesser ; abréger courtoisement une conversation qui s’éternise ; se débarrasser avec tact d’un visiteur qui s’incruste ; savoir rendre service sans se laisser manger.

3ème journée

Affirmer sa fonction d’interface au cœur de l’entreprise

  • Tisser et entretenir son réseau personnel : développer des relations efficaces, confiantes et personnalisées.
  • Recueillir, coordonner, administrer et diffuser l'information : savoir être exigeant(e) avec ses collaborateurs… et avec soi-même.
  • Utiliser les bons outils d’organisation : réunions, déplacements, événements en tenant compte des exigences de chacun.
  • Mettre au point un système de classement rapide et accessible à tous.
  • Rédiger de façon claire, simple, concise, correcte et pertinente.
  • Contribuer à l’élaboration de documents irréprochables : note d’information, compte-rendu, courrier-type, lettre commerciale, e-mail, procédure.
  • Maîtriser les règles fondamentales de l'accueil au téléphone ou en tête-à-tête : la fonction de représentation de l’assistant(e) de direction.

4ème journée

Communiquer efficacement au quotidien

  • Pratiquer efficacement l’écoute active et sereine : comment conserver tous ses moyens dans un conflit ouvert ou masqué ?
  • S'exprimer de façon claire et positive à l’occasion d’un entretien en tête-à-tête ou d’une réunion.
  • Savoir analyser, canaliser et verbaliser sereinement ses émotions pour faire évoluer ou débloquer une situation non satisfaisante.
  • Maîtriser la puissance du langage des gestes et des postures : mettre en pratique tous les outils de l’influence émotionnelle.
  • Affirmer sa valeur ajoutée et contribuer aux relations harmonieuses en toutes circonstances.
  • Critiquer sans démotiver, réagir à la critique sans s’énerver, être capable de mettre en mot ses émotions sans agressivité inutile.
  • Gérer les cas difficiles : les bavards, les manipulateurs, les psychorigides, les violents, les râleurs perpétuels, les aigris qui démotivent l’équipe sournoisement. Déjouer les pièges du double jeu.
  • Savoir transformer son stress en source de motivation et de remise en cause personnelle.

DURÉE : 2 x 2 jours (32 h)

PRIX : 1440 € HT (1722.24 € TTC)

Repas du midi offert

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